Um die Zeiterfassung in Craftnote nutzen zu können, sind folgende Vorbereitungen erforderlich:
1. Einladung zur Craftnote-Firma: Lade Deine Mitarbeitenden über den Einstellungsbereich "Mitarbeiter" zu Deiner Craftnote-Firma ein.
2. Installation der Craftnote-App: Die mobile App muss auf deren Endgeräten, wie zum Beispiel einem Smartphone oder Tablet sofern nicht bereits erfolgt, installiert werden. Die mobile Craftnote-App ist für iOS und Android verfügbar und kann kostenfrei heruntergeladen werden.
3. Erstellung eines Accounts: Um die Funktion der Zeiterfassung nutzen zu können, muss für jeden Mitarbeitenden ein Account erstellt werden (sofern dieser nicht bereits besteht). Dazu werden eine E-Mail-Adresse und ein Passwort benötigt. (Alternativ ist die Erstellung eines Accounts auch über "Anmelden mit Apple", "Über Google anmelden" oder "mit Facebook anmelden" möglich.)
4. Lizenzen zuweisen: Damit hinterlegte Arbeitszeiten in der Web-App am PC / Laptop ausgewertet werden können, ist die Zuweisung einer kostenpflichtigen Pro- oder Premium-Lizenz im Büro über den Einstellungsbereich "Lizenzen & Abrechnung" für jeden Deiner Mitarbeitenden erforderlich.
5. Einrichtung des Projektes: Bevor mit der Zeiterfassung begonnen werden kann, müssen die relevanten Informationen zu dem Projekt an dem gearbeitet wird, hinterlegt werden. Dazu gehören zum Beispiel der Projektname, die Projektadresse und weitere projektbezogene Details.
6. Auswahl der Projektmitglieder: Es müssen die Mitarbeitenden ausgewählt werden, die an dem Projekt beteiligt sind und deren Arbeitszeiten erfasst werden sollen. Die Mitarbeitenden können direkt in der mobilen als auch der Web-App als Projektmitglieder hinzugefügt werden.
Sobald diese Vorarbeiten erledigt sind, kann mit der eigentlichen Zeiterfassung seitens der Mitarbeitenden begonnen werden. Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten in der Craftnote-App erfassen, indem sie die entsprechenden Projekte und Aufgaben auswählen und die Dauer ihrer Arbeit angeben. Die erfassten Zeiten können anschließend im Büro unter der Web-App in verschiedenen Formaten exportiert und weiterverarbeitet werden.
Gut zu wissen:
- Sofern Zeiten zu Aufgaben erfasste werden sollen, müssen die verschiedenen Arbeitsaufgaben oder Tätigkeiten definiert werden, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind. Dies können zum Beispiel Arbeiten wie "Malerarbeiten", "Elektroinstallationen" oder "Endreiniung" sein.
- Arbeitsarten sind in Craftnote eine Möglichkeit, die Art der Arbeit, die ein Mitarbeiter ausführt, zu kategorisieren. Dies kann beispielsweise dazu dienen, die Arbeitszeit eines Mitarbeitenden für verschiedene Tätigkeiten zu erfassen und zu dokumentieren. Die Arbeitsarten “Fahrzeit” und “Arbeitszeit” sind standardmäßig in Craftnote hinterlegt und können nicht gelöscht oder namentlich angepasst werden. Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Rolle “Inhaber” oder “Projektleiter” können neue Arbeitsarten hinterlegen oder löschen.