Im Abwesenheiten-Tab des neuen Zeit-Moduls siehst Du als Inhaber oder Projektleiter alle Urlaubs- und Krankheitsanträge Deiner Mitarbeitenden, kannst sie filtern und als Inhaber genehmigen oder ablehnen. Hier erfährst Du, wie die Genehmigung funktioniert und wer welche Anträge bearbeiten darf.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Zeit
- Zum Genehmigen oder Ablehnen eines Antrags brauchst Du die Inhaberrolle — die Liste aller Mitarbeitenden sehen Inhaber und Projektleiter; andere Mitarbeitende sehen dort nur ihre eigenen Anträge, Externe haben den Tab nicht
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
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Abwesenheiten-Tab öffnen
- Navigiere zu Arbeitszeiten → „Abwesenheiten"
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Liste filtern (optional)
- Du kannst die Liste nach Mitarbeiter („Alle Mitarbeiter"), Abwesenheitsart („Alle Abwesenheiten"), Status („Alle Status") und Zeitraum filtern. Der Mitarbeiter-Filter steht nur Inhabern und Projektleitern zur Verfügung
- Voreingestellt zeigt die Liste nur Anträge mit dem Status „Ausstehend". Zur Auswahl stehen außerdem „Genehmigt", „Abgelehnt" und „Storniert"
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Antrag öffnen
- Klicke auf eine Zeile in der Liste (Spalten: „Mitarbeiter", „Typ", „Status", „Zeitraum", „Dauer", „Eingereicht"), um die Detailansicht mit Zeitraum, Dauer, Einreichungsdatum und dem „Mitarbeiter Kommentar" zu öffnen
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Antrag genehmigen oder ablehnen
- Bei Abwesenheitsarten, die manuell genehmigt werden müssen, findest Du in der Detailansicht die Schaltflächen „Genehmigen" und „Ablehnen", solange der Antrag noch den Status „Ausstehend" hat
- Im Feld „Kommentar hinzufügen (optional bei Genehmigung, erforderlich bei Ablehnung)" kannst Du eine Notiz eintragen. Der Mitarbeiter sieht sie später als „Antwort des Vorgesetzten"
- Für eine Ablehnung musst Du einen Kommentar angeben — ohne Kommentar erscheint die Meldung „Ein Kommentar ist bei Ablehnung erforderlich" und der Antrag wird nicht abgelehnt
- Bei der Genehmigung ist ein Kommentar optional
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Antrag bearbeiten oder löschen
- Als Inhaber kannst Du jeden Antrag mit Status „Ausstehend" oder „Genehmigt" jederzeit bearbeiten (Stift-Symbol, „Bearbeiten") oder löschen (Papierkorb-Symbol, „Löschen")
- Beim Bearbeiten öffnet sich der Dialog „Abwesenheitsanfrage bearbeiten". Beim Speichern („Änderungen speichern") wird eine neue Anfrage erstellt, die erneut genehmigt werden muss
- Mitarbeitende können ihre eigenen Anträge bearbeiten, solange der Zeitraum erst in der Zukunft beginnt — unabhängig von der Abwesenheitsart
- Löschen können Mitarbeitende einen eigenen, erst in der Zukunft beginnenden Antrag dagegen nur, wenn es sich um eine Krankmeldung oder eine manuell zu genehmigende Abwesenheitsart handelt
- Zum Löschen wirst Du zusätzlich um eine Bestätigung gebeten („Abwesenheitsanfrage löschen" mit den Schaltflächen „Löschen" und „Abbrechen")
Gut zu wissen
- Krankmeldungen werden automatisch genehmigt. Für sie gibt es in der Detailansicht keine Schaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen, da hier nichts zu entscheiden ist
- Genehmigen und Ablehnen ist ausschließlich dem Inhaber vorbehalten — auch ein Projektleiter kann Anträge anderer aktuell nicht genehmigen oder ablehnen
- Inhaber und Projektleiter können auf dem Dashboard die Kachel „Abwesenheiten" hinzufügen (Kategorie „Zeiterfassung"): Sie zeigt mit den Reitern „Heute" und „Diese Woche", wer abwesend ist, und zwar nur genehmigte Abwesenheiten, mit Art der Abwesenheit („Urlaub", „Krank" oder „Abwesend")
- Gibt es noch offene Anträge, zeigt die Kachel zusätzlich eine Markierung wie „1 offene Anfrage" bzw. „… offene Anfragen". Ein Klick darauf öffnet den Abwesenheiten-Tab. Die Markierung lässt sich über die Kachel-Einstellung „Offene Anfragen anzeigen" ein- und ausblenden
- Abgebrochene bzw. gelöschte Anträge bleiben in der Liste sichtbar und tragen den Status „Storniert"