1) Begib Dich bitte als Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Rolle „Inhaber" in die Web-App und klicke rechts oben auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
2) Klicke nun auf den Einstellungsbereich „Mitarbeiter“. Hier findest Du eine Übersicht der bisher eingeladenen Mitarbeiter und dessen zugewiesenen Rollen.
3) Klicke rechts oben auf den orangefarbenen Button „Mitarbeiter einladen".
4) Gebe nun die betreffende E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. (Der Vor- & Nachname des neuen Mitarbeiters wird von diesem selbst, bei dessen Registrierung hinterlegt.)
5) Weise dem neuen Mitarbeiter die entsprechende Rolle (Inhaber / Projektleiter oder Mitarbeiter) zu. Diese kann auch entsprechend abgestuft werden.
6) Die eingeladene Person erhält anschließend eine E-Mail* an die angegebene E-Mail-Adresse. Hat diese die App bereits installiert, erhält die Person zusätzlich eine Benachrichtigung in der App. Diese wird bestätigt und die Person ist anschließend in der Firma als Mitarbeiter hinterlegt.
7) Ist die Person noch nicht in Craftnote registriert, bekommt diese nach der Registrierung die Einladung zur Firma angezeigt. Sobald diese bestätigt wurde, ist die Person zur Firma hinzugefügt.
* In beiden Fällen (Schritt 6 & 7) muss die E-Mail nicht vom Eingeladenen bestätigt werden, um erfolgreich zur Firma hinzugefügt zu werden.
8) Verwendet die einzuladende Person als einziger oder letzter Mitarbeiter in seiner Craftnote-Firma und soll mit der selben E-Mail-Adresse nun in Deine Firma eingeladen werden, werden folgende Daten / Informationen mitgenommen werden:
Projekte inklusive der:
- Aufgaben
- hinterlegten Arbeitszeiten
- (Projektbezogenen) Chat-Verläufe
- Dateiablage
Folgende Daten / Informationen werden nicht übertragen:
- Plantafel-Einträge
- Projektstatus Arbeitsarten
- Firmeninterne PDF-Vorlagen
Diese 3 Rollen (Berechtigungen) stehen Dir zur Auswahl:
Der Inhaber kann:
- Mitarbeiter in die Firma einladen & entfernen
- Auf alle Firmenprojekte zugreifen
- Neue Projekte erstellen
- Personen zu Projekten hinzufügen & entfernen
- Nachrichten schreiben und alle Nachrichten löschen
- Alle Zeiterfassungseinträge erstellen, löschen und exportieren
- Aufgaben für alle Mitarbeiter aus der Firma erstellen, editieren & löschen
- Projektstatus verwalten
- Projekte / Projektordner archivieren & löschen
- Gelöschte & archivierte Projekte wiederherstellen
Der Projektleiter kann:
- Neue Projekte erstellen
- Personen zu Projekten hinzufügen & entfernen
- Nachrichten schreiben und alle Nachrichten löschen
- Zu den selbst zugewiesenen Projekten die Zeiterfassungseinträge erstellen, löschen und exportieren
- Zu den selbst zugewiesenen Projekten die Aufgaben erstellen, editieren & löschen
- Projekte / Projektordner archivieren & löschen
- Archivierte Projekte wiederherstellen
Der Mitarbeiter kann:
- Nachrichten schreiben und binnen 48 Std. eigene löschen
- in Projekte eingeladen werden
- Zeiterfassungeinträge erstellen und binnen 48 Std. eigene löschen
- Dateien in die Dateiablage hochladen und binnen 48 Std. löschen
Gut zu wissen:
- Eine bereits erworbene Pro/- bzw. Premium-Lizenz, kann dem Mitarbeiter von einem Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Inhaber-Rolle, unter dem Einstellungsbereich „Lizenzen & Abrechnung” zugewiesen werden.
- Du kannst ausschließlich als Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Rolle „Inhaber" einen Mitarbeiter in Deine Firma einladen.
- Sofern die Einladung den Mitarbeiter durch widrige Umstände nicht erreichen sollte, kann sich dieser auch eigenständig unter dem Link registrieren und wird hiermit automatisiert Deiner Firma hinzugefügt.
- Bis sich der neue Mitarbeiter in Craftnote registriert hat, wird dieser in dem Einstellungsbereich „Mitarbeiter" unter „ausstehende Einladungen" aufgeführt.