In diesem Artikel erfährst Du, welche Funktionen Craftnote im Bereich Angebote und Rechnungen bietet und wie diese Dich bei der ordnungsgemäßen Dokumentation unterstützen.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber
- Du nutzt die Web-App
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Fortlaufende Nummerierung
- Craftnote generiert Angebots- und Rechnungsnummern automatisch nach einem konfigurierbaren Nummernschema
- Der Zähler wird fortlaufend hochgezählt und sorgt für eine lückenlose Nummerierung
- Unveränderlichkeit versendeter Dokumente
- Einmal versendete Rechnungen und Angebote sind schreibgeschützt und können nicht mehr verändert werden
- Änderungen sind dann nur über eine Stornierung und Neuerstellung möglich
- Versendete Dokumente können nicht gelöscht werden, sie bleiben dauerhaft im System erhalten
- Statusverfolgung
- Jede Rechnung durchläuft einen klaren Lebenszyklus: Entwurf → Versendet → Bezahlt / Überfällig / Storniert. Ein Entwurf kann auch direkt gelöscht werden
- Alle Statusänderungen werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert
- Vollständige Dokumentation
- Rechnungen enthalten alle relevanten Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Positionen mit Einzelpreisen, MwSt.-Ausweis und Gesamtbetrag
- Steuerinformationen (USt-IdNr., Steuernummer) und Bankverbindung werden automatisch aus den Einstellungen übernommen
- Revisionssicherer Export
- Rechnungen können als PDF und als XRechnung (XML) exportiert werden
- Die exportierten Dokumente sind unveränderlich und lesbar, damit erfüllen sie die GoBD-Anforderungen an elektronische Rechnungen
- Aufbewahrung und Datensicherheit
- Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert
- Craftnote bewahrt Deine Rechnungen und Angebote für die Dauer Deiner aktiven Nutzung entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf. Wenn Du Craftnote nicht mehr nutzt, bist Du selbst für die Aufbewahrung verantwortlich (dafür steht Dir jederzeit unser Export zur Verfügung)
Gut zu wissen
- Das Paket Büro Plus hilft Dir bei der Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen
- Rechnungen können als PDF und als XRechnung (XML) exportiert werden
- Zahlungseingänge können pro Rechnung manuell dokumentiert und der offene Betrag automatisch aktualisiert werden