In diesem Artikel erfährst Du, welche Pflichtfelder für die Erstellung einer XRechnung in Craftnote ausgefüllt sein müssen und wo Du diese Angaben in der Web-App hinterlegst. So stellst Du sicher, dass Deine E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber
- Du nutzt die Web-App
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Steuerinformationen in den Einstellungen hinterlegen
- Navigiere zu Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Steuerinformationen
- Fülle dort die folgenden Pflichtfelder aus:
- USt-IdNr. (z.B. DE123456789) und ggf. Steuernummer
- Rechtsform — z.B. GmbH, Einzelunternehmen, GbR
- Bankverbindung hinterlegen
- Im Abschnitt Bankverbindung hinterlegst Du Deine Zahlungsinformationen
- Die IBAN ist ein Pflichtfeld für die XRechnung
- Zusätzlich kannst Du auch BIC, Bankname und Kontoinhaber angeben
- Kontaktdaten für die E-Rechnung hinterlegen
- Im selben Einstellungsbereich findest Du ein Stück drunter den Abschnitt E-Rechnung Kontaktdaten
- Diese drei Felder sind Pflichtangaben für jede XRechnung:
- Ansprechpartner
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Firmenadresse prüfen
- Unter Einstellungen → Firmendaten müssen folgende Adressfelder vollständig ausgefüllt sein:
- Firmenname
- Ansprechpartner
- Straße
- PLZ
- Ort
- Land
- Unter Einstellungen → Firmendaten müssen folgende Adressfelder vollständig ausgefüllt sein:
- Kundendaten bei der Rechnungserstellung prüfen
- Beim Erstellen einer Rechnung müssen die Rechnungsadresse des Kunden vollständig sein:
- Name
- Straße
- PLZ
- Ort
- Land
- Beim Erstellen einer Rechnung müssen die Rechnungsadresse des Kunden vollständig sein:
- Leitweg-ID oder Käuferreferenz angeben
- Im Rechnungseditor findest Du das Feld Leitweg-ID
- Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist die Leitweg-ID zwingend erforderlich (Format: z.B. 12345-67890-12)
- Für alle anderen XRechnungen ist eine Käuferreferenz erforderlich — z.B. die Bestellnummer des Kunden. Falls keine vorhanden, reicht ein Bindestrich (-) aus
- Rechnungsdaten vervollständigen
- Folgende Felder müssen in jeder Rechnung ausgefüllt sein:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Mindestens eine Position mit Name, Menge und Einzelpreis
- Folgende Felder müssen in jeder Rechnung ausgefüllt sein:
- XRechnung herunterladen
- Öffne die fertige Rechnung und klicke auf Aktionen und dann XRechnung herunterladen
- Craftnote prüft automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
- Eventuell fehlende Angaben werden angezeigt und können unter Jetzt Beheben nachgetragen werden
- Wenn alle Daten eingetragen sind, kann die Datei heruntergeladen werden
Gut zu wissen
- Die XRechnung wird im Format CII (Cross-Industry Invoice) nach dem Standard XRechnung 3.0 erstellt
- Die USt-IdNr. muss dem Format „DE" gefolgt von 9 Ziffern entsprechen (z.B. DE123456789).
- Wenn beim Herunterladen der XRechnung Pflichtfelder fehlen, zeigt Craftnote einen Validierungsdialog an. Dort kannst Du die fehlenden Angaben wie Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, IBAN oder Leitweg-ID direkt ergänzen und speichern
- Einmal hinterlegte Steuerinformationen, Kontaktdaten und Bankverbindung gelten für alle zukünftigen Rechnungen und müssen nicht erneut eingegeben werden