In diesem Artikel erfährst Du, was das Mahnwesen in Craftnote ist und in welchen Situationen Du es nutzen kannst. Das Mahnwesen hilft Dir, überfällige Rechnungen strukturiert nachzuverfolgen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Inhaberrolle
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Was ist das Mahnwesen?
- Das Mahnwesen in Craftnote ermöglicht es Dir, bei unbezahlten Rechnungen strukturiert Mahnungen zu erstellen
- Jede Mahnung wird direkt aus einer bestehenden Rechnung generiert – alle relevanten Daten wie Rechnungsbetrag, Kundendaten und offener Betrag werden automatisch übernommen
- Craftnote berechnet dabei optionale Mahngebühren automatisch
- Wann brauchst Du das Mahnwesen?
- Wenn eine Rechnung mit dem Status „Versendet" oder „Überfällig" einen offenen Betrag aufweist und der Kunde nicht fristgerecht gezahlt hat
- Das Mahnwesen steht Dir zur Verfügung, sobald eine Rechnung versendet wurde und ein ausstehender Betrag vorhanden ist
- Wie ist das Mahnwesen aufgebaut?
- Craftnote unterstützt vier Mahnstufen: Zahlungserinnerung (Stufe 0), 1. Mahnung (Stufe 1), 2. Mahnung (Stufe 2) und 3. Mahnung – Letzte Warnung (Stufe 3)
- Die Mahnstufe wird automatisch vorgeschlagen – Du startest immer mit der nächsten verfügbaren Stufe
- Jede Mahnung enthält einen Kopf- und Fußtext, der pro Stufe in den Einstellungen vorkonfiguriert und individuell anpassbar ist
- Wo findest Du das Mahnwesen?
- Öffne eine Rechnung mit dem Status „Versendet" oder „Überfällig"
- Klicke oben rechts auf „··· Aktionen" und wähle „Mahnung erstellen"
- Die Einstellungen für Mahnstufen, Gebühren und Standardtexte findest Du unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Mahnungen
Gut zu wissen
- Eine Mahnung kann nur aus einer Rechnung heraus erstellt werden – es ist nicht möglich, eine Mahnung ohne zugehörige Rechnung anzulegen
- Solange eine Mahnung den Status „Entwurf" hat, kann sie bearbeitet oder gelöscht werden. Nach dem Versand ist sie schreibgeschützt
- Jede Mahnung ist mit der zugehörigen Rechnung verknüpft, sodass Du jederzeit zwischen Mahnung und Rechnung hin- und herspringen kannst
- Du kannst Mahnungen als PDF herunterladen und an Deinen Kunden versenden