Mit dem Paket Büro Plus kannst Du in Craftnote professionelle Rechnungen erstellen, verwalten und direkt an Deine Kunden senden. In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du eine neue Rechnung anlegst und welche Bereiche eine Rechnung beinhaltet:
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber
- Du nutzt die Web-App
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in der Seitenleiste den Bereich Angebot & Rechnung und wähle den Reiter Rechnungen. Klicke oben rechts auf + Neue Rechnung
Der Kopfbereich
Im Kopfbereich legst Du die grundlegenden Rechnungsdaten fest:
- Titel: Freitext oder automatisch mit Variablen, z. B. Kunden-Firmenname, Dokumentnummer und vieles mehr
- Rechnungs‑Nr.: Wird automatisch nach Deinem Nummernschema vergeben (z. B. R‑001)
- Rechnungsdatum: Wird automatisch auf das heutige Datum gesetzt, kann aber geändert werden
- Fälligkeitsdatum: Lege fest, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll (z. B. 14 Tage ab Rechnungsdatum)
- Lieferdatum: Zu wann alles geliefert werden soll
- Leitweg-ID: (optional) Nur erforderlich, wenn Du eine XRechnung für öffentliche Auftraggeber erstellst. Diese ID wird vom Auftraggeber bereitgestellt
- Rechnungstyp: Standardmäßig ist „Rechnung“ vorausgewählt. Du kannst hier andere Typen auswählen wie z.B. Anzahlungsrechnung
- Kunde: Wähle einen bestehenden Kunden aus
- Projekt: Ordne das Dokument optional einem Projekt zu
- Quell-Angebot: hier kannst Du manuell ein bereits bestehendes Angebot mit dieser Rechnung verknüpfen
Rechnungsadresse
Wenn Du einen Kunden auswählst, werden Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land automatisch übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass Du den Kunden bereits angelegt hast. Du kannst die Angaben bei Bedarf anpassen.
Einleitungstext
Im Feld Einleitungstext kannst Du eine freundliche Einleitung oder kurze Beschreibung zur Rechnung ergänzen. Es werden automatisch Deine hinterlegten Standardtexte geladen, die Du manuell anpassen kannst.
Positionen
In diesem Bereich trägst Du die Leistungen oder Produkte ein, die in Rechnung gestellt werden sollen:
- Aus Katalog hinzufügen: Wähle Artikel aus Deiner Materialverwaltung
- Position hinzufügen: Erfasse manuell eine individuelle Leistung oder Beschreibung
- Leistungsgruppe hinzufügen: Fasse zusammengehörige Leistungen in Gruppen (z. B. „Sanitärarbeiten“)
Schlusstext
Im Feld Schlusstext kannst Du am Ende Deiner Rechnung einen Hinweis oder Dank einfügen. Standardtexte aus Deinen Einstellungen werden automatisch ergänzt, können aber jederzeit angepasst werden.
Summen
Am Seitenende werden automatisch alle Werte berechnet:
- Zwischensumme aller Positionen
- Rabatt % (falls manuell hinterlegt)
- Netto‑ und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuer: wird basierend auf Deinem Standardsteuersatz berechnet und kann manuell angepasst werden
- Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet
Bankverbindung
Unter den Summen siehst Du automatisch Deine hinterlegte Bankverbindung (z. B. Bankname, IBAN, BIC). Diese Angaben stammen aus Deinen Einstellungen → Angebot & Rechnung und können dort angepasst werden.
Rechnung abschließen
Bereite die Rechnung für die nächsten Schritte vor.
- Scrolle an den Anfang des Angebots
- Abbrechen: Verwerfe die Rechnung (alle Daten gehen verloren)
- Vorschau: Zeigt Dir, wie die Rechnung als PDF aussieht
- Entwurf speichern: die Rechnung bleibt als Entwurf im System und kann später bearbeitet werden
- Als gesendet markieren: Du änderst den Status der Rechnung. Sende die Rechnung dann an Deinen Kunden
Gut zu wissen
Du kannst in den Einstellungen → Angebot & Rechnung Standardtexte, Banner und Dein Nummernschema anpassen und unter Kunden alle Kundendaten aktuell halten. So sparst Du bei zukünftigen Rechnungen Zeit und sicherst ein einheitliches Erscheinungsbild.