In diesem Artikel erfährst Du, wie Du aus einer überfälligen oder versendeten Rechnung in Craftnote eine Mahnung erstellst. Craftnote führt Dich durch den gesamten Prozess: von der automatischen Übernahme der Rechnungsdaten über die Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren bis hin zum PDF‑Download der fertigen Mahnung.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber oder Projektleiter
- Es liegt eine Rechnung mit dem Status „Versendet" oder „Überfällig" vor, bei der ein offener Betrag besteht
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Öffne die Rechnung, für die Du eine Mahnung erstellen möchtest
- Navigiere über das Menü zu Angebote & Rechnungen und wähle den Reiter Rechnungen
- Klicke auf die gewünschte Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen
- Klicke auf „Aktionen" und wähle „Mahnung erstellen"
- Oben rechts in der Rechnungsansicht findest Du die Schaltfläche „··· Aktionen"
- Im Dropdown‑Menü wähle „Mahnung erstellen"
- Falls noch keine Bankverbindung hinterlegt ist, wirst Du aufgefordert, diese zuerst einzutragen
- Prüfe die Rechnungsinformationen
- Im Mahnung‑Editor siehst Du oben die Mahnstufe (z. B. „Zahlungserinnerung" für die erste Mahnung) und den Betreff – beides wird automatisch vergeben
- Prüfe das Datum (vorausgefüllt mit dem heutigen Tag) und das Zahlungsziel (wird je nach Mahnstufe automatisch gesetzt, z. B. 14 Tage bei einer Zahlungserinnerung)
- Prüfe den Empfänger
- Name, Straße, PLZ, Stadt und Land werden automatisch aus der Rechnung übernommen
- Beträge prüfen und anpassen
- Der Rechnungsbetrag und der ausstehende Betrag werden automatisch berechnet
- Trage unter „Bereits gezahlt" den Betrag ein, den der Kunde bereits überwiesen hat (falls zutreffend)
- Passe bei Bedarf die Mahngebühren an – der Standardwert wird aus Deinen Einstellungen übernommen
- Die Verzugszinsen werden automatisch berechnet. Den Zinssatz (in %) kannst Du bei Bedarf anpassen
- Bei B2B‑Kunden kannst Du über den Schalter „Pauschale (§ 288 BGB) (€40)" die gesetzliche Verzugspauschale aktivieren
- Die Gesamtforderung wird automatisch aus allen Beträgen berechnet
- Der Rechnungsbetrag und der ausstehende Betrag werden automatisch berechnet
- Kopf‑ und Fußtext prüfen
- Im Bereich „Inhalt" findest Du den vorausgefüllten Kopftext und Fußtext – diese Standardtexte werden aus Deinen Einstellungen übernommen und können hier individuell angepasst werden
- Mahnung speichern oder als PDF herunterladen
- Klicke oben auf „Speichern", um die Mahnung als Entwurf zu sichern – Du kannst sie später weiter bearbeiten
- Klicke auf „PDF herunterladen", um die Mahnung als Entwurf zu sichern und gleichzeitig als PDF-Datei herunterzuladen – der Status bleibt dabei „Entwurf"
- Mahnung als versendet markieren
- Öffne die gespeicherte Mahnung in der Mahnungsansicht
- Klicke oben rechts auf den Button „Als versendet markieren" (neben dem Aktionen-Menü) und bestätige den Dialog „Mahnung als versendet markieren?"
Gut zu wissen
- Craftnote unterstützt vier Mahnstufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung (Letzte Warnung). Die nächste Stufe wird automatisch vorgeschlagen
- Solange eine Mahnung den Status „Entwurf" hat, kann sie bearbeitet oder gelöscht werden. Nach dem Versand ist sie schreibgeschützt
- Die Standardtexte, Mahngebühren und Zahlungsziele pro Stufe kannst Du unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Mahnwesen konfigurieren
- Jede Mahnung ist mit der zugehörigen Rechnung verknüpft – über die Rechnungsansicht kannst Du jederzeit zur Mahnung navigieren und umgekehrt
- Falls noch keine Bankverbindung hinterlegt ist, wirst Du beim Erstellen der Mahnung aufgefordert, diese einzutragen
- Auch für eine Rechnung, die noch nicht überfällig ist, kannst Du bereits eine Mahnung erstellen (z. B. für eine freundliche Zahlungserinnerung vor Fälligkeit). In diesem Fall schlägt Craftnote automatisch die Stufe „Zahlungserinnerung" vor und die Verzugszinsen werden mit 0,00 € berechnet, da der Zinslauf erst mit dem Fälligkeitsdatum beginnt