In diesem Artikel erfährst Du, wie Du aus einer überfälligen oder versendeten Rechnung in Craftnote eine Mahnung erstellst. Craftnote führt Dich durch den gesamten Prozess: von der automatischen Übernahme der Rechnungsdaten über die Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren bis hin zum PDF‑Download der fertigen Mahnung.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber oder Projektleiter
- Es liegt eine Rechnung mit dem Status „Versendet" oder „Überfällig" vor, bei der ein offener Betrag besteht
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Öffne die Rechnung, für die Du eine Mahnung erstellen möchtest
- Navigiere über das Menü zu Angebote & Rechnungen und wähle den Reiter Rechnungen
- Klicke auf die gewünschte Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen
- Klicke auf „Aktionen" und wähle „Mahnung erstellen"
- Oben rechts in der Rechnungsansicht findest Du die Schaltfläche „··· Aktionen"
- Im Dropdown‑Menü wähle „Mahnung erstellen"
- Falls noch keine Bankverbindung hinterlegt ist, wirst Du aufgefordert, diese zuerst einzutragen
- Prüfe die Rechnungsinformationen
- Im Mahnung‑Editor siehst Du oben die Mahnstufe (z. B. „Zahlungserinnerung" für die erste Mahnung) und den Betreff – beides wird automatisch vergeben
- Prüfe das Datum (vorausgefüllt mit dem heutigen Tag) und das Zahlungsziel (wird je nach Mahnstufe automatisch gesetzt, z. B. 14 Tage bei einer Zahlungserinnerung)
- Prüfe den Empfänger
- Name, Straße, PLZ, Stadt und Land werden automatisch aus der Rechnung übernommen
- Beträge prüfen und anpassen
- Der Rechnungsbetrag und der ausstehende Betrag werden automatisch berechnet
- Trage unter „Bereits gezahlt" den Betrag ein, den der Kunde bereits überwiesen hat (falls zutreffend)
- Passe bei Bedarf die Mahngebühren an – der Standardwert wird aus Deinen Einstellungen übernommen
- Die Verzugszinsen werden automatisch berechnet. Den Zinssatz (in %) kannst Du bei Bedarf anpassen
- Bei B2B‑Kunden kannst Du über den Schalter „Pauschale (§ 288 BGB) (€40)" die gesetzliche Verzugspauschale aktivieren
- Die Gesamtforderung wird automatisch aus allen Beträgen berechnet
- Der Rechnungsbetrag und der ausstehende Betrag werden automatisch berechnet
- Kopf‑ und Fußtext prüfen
- Im Bereich „Inhalt" findest Du den vorausgefüllten Kopftext und Fußtext – diese Standardtexte werden aus Deinen Einstellungen übernommen und können hier individuell angepasst werden
- Mahnung speichern oder als PDF herunterladen
- Klicke oben auf „Speichern", um die Mahnung als Entwurf zu sichern – Du kannst sie später weiter bearbeiten
- Klicke auf „Als versendet markieren", um die Mahnung direkt als PDF‑Dokument zu speichern und zu versenden
Gut zu wissen
- Craftnote unterstützt vier Mahnstufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung (Letzte Warnung). Die nächste Stufe wird automatisch vorgeschlagen
- Solange eine Mahnung den Status „Entwurf" hat, kann sie bearbeitet oder gelöscht werden. Nach dem Versand ist sie schreibgeschützt
- Die Standardtexte, Mahngebühren und Zahlungsziele pro Stufe kannst Du unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Mahnwesen konfigurieren
- Jede Mahnung ist mit der zugehörigen Rechnung verknüpft – über die Rechnungsansicht kannst Du jederzeit zur Mahnung navigieren und umgekehrt
- Falls noch keine Bankverbindung hinterlegt ist, wirst Du beim Erstellen der Mahnung aufgefordert, diese einzutragen