Mit der Auftragsbestätigung kannst du einem angenommenen Angebot direkt ein offizielles Bestätigungsdokument hinzufügen. Craftnote übernimmt automatisch alle Positionen aus dem Ursprungsangebot und vergib eine eigene AB-Nummer. Von der Auftragsbestätigung aus kannst du anschließend direkt eine Rechnung erstellen.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Inhaberrolle
- Es gibt ein angenommenes Angebot, zu dem die Auftragsbestätigung erstellt werden soll
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Öffne das Angebot
- Gehe zu Angebote & Rechnungen → „Angebote"
- Klicke auf das Angebot, zu dem Du eine Auftragsbestätigung erstellen möchtest
- Auftragsbestätigung erstellen
- Klicke oben rechts auf „Aktionen"
- Wähle „Auftragsbestätigung erstellen"
- Es öffnet sich ein Dialog mit der Frage „Möchtest Du zu Angebot [Nr.] eine Auftragsbestätigung erstellen?"
- Klicke auf „Bestätigen" — Craftnote erstellt die Auftragsbestätigung mit allen Positionen des Angebots und öffnet sie direkt
- Auftragsbestätigung prüfen und versenden
- Die Auftragsbestätigung hat zunächst den Status „Entwurf", Du kannst sie über „Aktionen" → „Bearbeiten" noch anpassen
- Wenn alles stimmt, klicke auf „Aktionen" → „Als versendet markieren", um den Status auf „Gesendet" zu setzen
- Über „Aktionen" → „PDF herunterladen" kannst Du die Auftragsbestätigung als PDF speichern. Entscheide, was alles angezeigt werden soll auf dem PDF, und drücke dann auf „PDF herunterladen“
Gut zu wissen
- Auftragsbestätigungen erhalten eine eigene Nummer z.B. nach dem Schema AB-{Jahr}-{Zähler}. Du kannst das Nummernschema unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Reiter „Auftragsbestätigungen" anpassen
- Unter „Dokumentinfo" siehst du das Auftragsbestätigungsdatum und das Zahlungsziel sowie einen direkten Link zum Ursprungsangebot
- Über „Aktionen" → „Rechnung erstellen" kannst du direkt aus der Auftragsbestätigung heraus eine Rechnung anlegen
- Über „Aktionen" → „Als storniert markieren" kannst du eine Auftragsbestätigung stornieren
- Den Standard-Einleitungstext und -Schlusstext für Auftragsbestätigungen kannst du unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Tab „Auftragsbestätigungen" anpassen
- Die Position kannst Du nicht mehr verändern, da sich die Auftragsbestätigung auf ein bereits angenommenes Angebot bezieht