Erfahre, wie Du in den Einstellungen mehrere Angebote, Rechnungen oder Mahnungen eines Zeitraums in einem Schritt als PDF herunterladen kannst – ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Inhaberrolle
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Sammelexport öffnen
- Gehe in die Einstellungen für Angebote und Rechnungen
- Scrolle bis zum Abschnitt „Sammelexport" am Ende der Seite
- Klicke auf den Button "Sammelexport starten", um den Export-Dialog zu öffnen
- Dokumenttyp wählen
- Wähle aus, welche Dokumente Du exportieren möchtest: Angebot, Rechnung oder Mahnung
- Du kannst pro Export nur einen Typ auswählen. Möchtest Du z. B. Angebote und Rechnungen separat exportieren, führe den Export einfach zweimal aus
- Zeitraum festlegen
- Wähle Start- und Enddatum über die Datumsfelder
- Direkt darunter siehst Du, wie viele Dokumente in den gewählten Zeitraum fallen
- Export starten
- Klicke auf den Export-Button
- Während des Exports siehst Du einen Fortschrittsinformtation („X von Y")
- Du kannst den Export jederzeit über den Abbrechen-Button stoppen. Bereits erzeugte Dateien bleiben in dem Fall nicht erhalten
- Ergebnis herunterladen
- Nach erfolgreichem Export wird automatisch eine ZIP-Datei mit allen exportierten PDFs heruntergeladen
- Eine Erfolgsmeldung zeigt Dir, wie viele Dokumente exportiert wurden
Gut zu wissen
- Der Bulk-Export läuft direkt im Browser. Schließe den Tab während des Exports nicht, sonst wird er abgebrochen
- Pro Export sind maximal 200 Dokumente möglich. Größere Zeiträume musst Du auf mehrere Exporte aufteilen
- Die Filterung erfolgt nach dem Dokumentdatum (Angebotsdatum, Rechnungsdatum bzw. Mahndatum), nicht nach dem Erstellungsdatum im System
- Die PDFs werden mit Deinen aktuellen Einstellungen erzeugt – inklusive PDF-Banner, Standardtexten und Bankverbindung
- Bei einzelnen Fehlern (z. B. wenn ein Dokument nicht erzeugt werden konnte) erhältst Du eine Hinweismeldung mit der Anzahl erfolgreich exportierter und fehlgeschlagener Dokumente