Mit dem Paket Büro Plus kannst Du in Craftnote professionelle Rechnungen erstellen, verwalten und direkt an Deine Kunden senden. In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du eine neue Rechnung anlegst und welche Bereiche eine Rechnung beinhaltet:
Voraussetzungen
- Du hast ein aktives Paket Angebot & Rechnung
- Du hast einen Kunden im System angelegt
- Du hast die Inhaberrolle
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in der Seitenleiste den Bereich Angebot & Rechnung und wähle den Reiter Rechnungen. Klicke oben rechts auf + Neue Rechnung
Der Kopfbereich
Im Kopfbereich legst Du die grundlegenden Rechnungsdaten fest:
- Titel: Freitext oder automatisch mit Variablen, z. B. {{customer.companyName}} – {{document.number}}
- Rechnungs‑Nr.: Wird automatisch nach Deinem Nummernschema vergeben (z. B. R‑2026‑003)
- Rechnungsdatum: Wird automatisch auf das heutige Datum gesetzt, kann aber geändert werden
- Fälligkeitsdatum: Lege fest, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll (z. B. 14 Tage ab Rechnungsdatum)
- Leitweg-ID: (optional) Nur erforderlich, wenn Du eine XRechnung für öffentliche Auftraggeber erstellst.
Diese ID wird vom Auftraggeber bereitgestellt. - Rechnungstyp: Standardmäßig ist „Rechnung“ vorausgewählt. Du kannst hier andere Typen auswählen
- Kunde: Wähle einen bestehenden Kunden aus
- Projekt: Ordne das Dokument optional einem Projekt zu
Rechnungsadresse
Wenn Du einen Kunden auswählst, werden Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land automatisch übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass Du den Kunden bereits angelegt hast. Du kannst die Angaben bei Bedarf anpassen.
Einleitungstext
Im Feld Einleitungstext kannst Du eine freundliche Einleitung oder kurze Beschreibung zur Rechnung ergänzen, z. B. „Wie vereinbart berechnen wir die folgenden Leistungen.“ Es werden automatisch Deine hinterlegten Standardtexte geladen, die Du manuell anpassen kannst
Positionen
In diesem Bereich trägst Du die Leistungen oder Produkte ein, die in Rechnung gestellt werden sollen:
- Aus Katalog hinzufügen: Wähle Artikel aus Deiner Materialverwaltung
- Position hinzufügen: Erfasse manuell eine individuelle Leistung oder Beschreibung
- Leistungsgruppe hinzufügen: Fasse zusammengehörige Leistungen in Gruppen (z. B. „Sanitärarbeiten“)
Schlusstext
Im Feld Schlusstext kannst Du am Ende Deiner Rechnung einen Hinweis oder Dank einfügen, z. B. „Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag bis zum genannten Fälligkeitsdatum. Vielen Dank für Ihren Auftrag.“ Standardtexte aus Deinen Einstellungen werden automatisch ergänzt, können aber jederzeit angepasst werden
Summen
Am Seitenende werden automatisch alle Werte berechnet:
- Zwischensumme aller Positionen
- Rabatt % (falls manuell hinterlegt)
- Netto‑ und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuer: wird basierend auf Deinem Standardsteuersatz berechnet und kann manuell angepasst werden
- Der Gesamtbetrag wird automatisch angezeigt
Bankverbindung
Unter den Summen siehst Du automatisch Deine hinterlegte Bankverbindung (z. B. Bankname, IBAN, BIC). Diese Angaben stammen aus Deinen Einstellungen → Angebot & Rechnung und können dort angepasst werden.
Rechnung abschließen
- Vorschau: Zeigt Dir, wie die Rechnung im PDF‑Format aussieht
- Entwurf speichern: Speichere die Rechnung, um sie später zu bearbeiten
- Als gesendet markieren: Wenn Du die Rechnung bereits per E‑Mail versendet hast, kannst Du sie so kennzeichnen. Der Status wird entsprechend aktualisiert
Gut zu wissen
Du kannst in den Einstellungen → Angebot & Rechnung Standardtexte, Banner und Dein Nummernschema anpassen und unter Kunden alle Kundendaten aktuell halten. So sparst Du bei zukünftigen Rechnungen Zeit und sicherst ein einheitliches Erscheinungsbild.