Mit dem Paket Büro Plus kannst Du in Craftnote professionelle Angebote erstellen und direkt an Deine Kunden senden. In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du ein neues Angebot anlegst und welche Bereiche ein Angebot beinhaltet.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Büro Plus
- Du hast die Rolle Inhaber
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in der Seitenleiste den Bereich Angebote & Rechnungen und wähle den Reiter Rechnungen. Klicke oben rechts auf + Neues Angebot.
Der Kopfbereich
Im Kopfbereich legst Du die grundlegenden Angebotsdaten fest:
- Titel: Freitext oder automatisch mit Variablen z. B. Kunden-Firmenname, Dokumentnummer und vieles mehr
- Angebots‑Nr.: Wird automatisch nach Deinem definierten Nummernschema vergeben (z. B. A‑001)
- Angebotsdatum: Ist automatisch der heutige Tag ausgewählt, kann aber manuell geändert werden
- Gültig bis: Trage ein Ablaufdatum für Dein Angebot ein
- Kunde: Wähle einen bereits bestehenden Kunden aus (optional)
- Projekt: Wähle ein Projekt aus, dass dem zugeordnet ist (optional)
Rechnungsadresse
Wenn Du einen Kunden auswählst, werden Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land automatisch übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass Du den Kunden bereits angelegt hast. Du kannst die Angaben bei Bedarf anpassen.
Einleitungstext
Im Feld Einleitungstext kannst Du eine freundliche Einleitung oder kurze Beschreibung zur Rechnung ergänzen, z. B. „Wie vereinbart berechnen wir die folgenden Leistungen.“ Es werden automatisch Deine hinterlegten Standardtexte geladen, die Du manuell anpassen kannst.
Positionen
In diesem Bereich trägst Du die Leistungen oder Produkte ein, die in Rechnung gestellt werden sollen:
- Aus Katalog hinzufügen: Wähle Artikel aus Deiner Materialverwaltung
- Position hinzufügen: Erfasse manuell eine individuelle Leistung oder Beschreibung
- Leistungsgruppe hinzufügen: Fasse zusammengehörige Leistungen in Gruppen (z. B. „Sanitärarbeiten“)
Schlusstext
Im Feld Schlusstext kannst Du am Ende Deiner Rechnung einen Hinweis oder Dank einfügen, z. B. „Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag bis zum genannten Fälligkeitsdatum. Vielen Dank für Ihren Auftrag.“ Standardtexte aus Deinen Einstellungen werden automatisch ergänzt, können aber jederzeit angepasst werden.
Summen
Am Seitenende werden automatisch alle Werte berechnet:
- Zwischensumme aller Positionen
- Rabatt % (falls manuell hinterlegt)
- Netto‑ und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuer: wird basierend auf Deinem Standardsteuersatz berechnet und kann manuell angepasst werden
- Der Gesamtbetrag wird automatisch angezeigt
Angebot abschließen
Bereite das Angebot für die nächsten Schritte vor.
- Scrolle an den Anfang des Angebots
- Abbrechen: Verwerfe das Angebot (alle Daten gehen verloren)
- Vorschau: Zeigt Dir, wie das Angebot als PDF aussieht
- Entwurf speichern: Angebot bleibt als Entwurf im System und kann später bearbeitet werden
- Als PDF herunterladen: Lade das Angebot runter und verarbeite es weiter (z.B. schicke es direkt digital an den Kunden)
Gut zu wissen
Du kannst in den Einstellungen → Angebote & Rechnungen Standardtexte, Banner und Dein Nummernschema anpassen und unter Kunden alle Kundendaten aktuell halten. So sparst Du bei zukünftigen Angeboten Zeit und sicherst ein einheitliches Erscheinungsbild.