Erfahre, wie Du Deine PDF-Formulare in Craftnote automatisch ausfüllen lassen kannst. Hier findest Du die Übersicht aller Feldbeschreibungen sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bearbeitung Deiner Vorlagen in Craftnote.
Um die PDF-Formulare optimal nutzen zu können, müssen alle Informationen (Projektdaten, Rechnungsadresse und Ansprechpartner) hinterlegt sein. Die App bezieht die Informationen aus den entsprechenden Feldern.
Beachte:
Jede Feldbeschreibung kann auch mehrmals innerhalb einer Vorlage verwendet werden.
Voraussetzungen
- Ein Büro- oder Büro-Plus-Paket wird für die Bearbeitung der PDF-Vorlagen benötigt.
- Alle Informationen (Projektdaten, Rechnungsadresse und Ansprechpartner) müssen in der App hinterlegt sein.
Feldbeschreibung Übersicht
| Bezeichnung | Feldbeschreibung |
| DATEN AUS PROJEKTDETAILS | |
| Projektname | craftnote_1_project_name |
| Projektnummer | craftnote_1_project_id_number |
| Projektnotiz | craftnote_1_project_note |
| Straße (Projekt) | craftnote_1_project_street |
| Postleitzahl (Projekt) | craftnote_1_project_zipcode |
| Stadt (Projekt) | craftnote_1_project_city |
| Land (Projekt) | craftnote_1_project_country |
| Startzeit (Projekt) | craftnote_1_project_startdate |
| Endzeit (Projekt) | craftnote_1_project_enddate |
| DATEN AUS "RECHNUNGADRESSE" | |
| Firmenname | craftnote_1_billing_company |
| Firmen E-Mail | craftnote_1_billing_email |
| Straße | craftnote_1_billing_street |
| Postleitzahl | craftnote_1_billing_zipcode |
| Stadt | craftnote_1_billing_city |
| Land | craftnote_1_billing_country |
| DATEN AUS ANSPRECHPARTNER | |
| Name (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_name |
| E-Mail (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_email |
| Telefon (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_phone |
| DATEN AUS (EIGENEM) FIRMENPROFIL (FIRMENDATEN) | |
| Name (eigene Firma) | craftnote_1_company_name |
| Telefon (eigene Firma) | craftnote_1_company_phone |
| E-Mail (eigene Firma) | craftnote_1_company_email |
| Straße (eigene Firma) | craftnote_1_company_street |
| Postleitzahl (eigene Firma) | craftnote_1_company_zipcode |
| Stadt (eigene Firma) | craftnote_1_company_city |
| Land (eigene Firma) | craftnote_1_company_country |
| Gewerk (eigene Firma) | craftnote_1_company_trade |
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
Du kannst auch deine eigenen PDF-Vorlagen so bearbeiten, dass diese automatisch ausgefüllt werden. Wichtig hierbei ist die Feldbeschreibung, welche übernommen werden muss.
- Navigiere in den Einstellungen zu den "Firmenvorlagen"
- Lade nun entweder die gewünschte Vorlage hoch, erstelle eine neue oder wähle eine bereits vorhandene Vorlage um diese anzupassen. (Wir nehmen in unserem Beispiel eine der bestehenden Craftnote Vorlagen "07_Servicerapport.pdf")
- Öffne das entsprechende Dokument und klicke auf "Bearbeiten"
- Um die Felder automatisch ausfüllbar zu gestalten müsst Du nun die gewünschten Textfelder anpassen.
Dafür öffnest Du die sogenannte "Formularerstellung" in der Bearbeitungsleiste ganz links.
Wenn sie ausgewählt wurde bleibt Sie blau hinterlegt und kann durch Klick auf das gleiche Icon oder eine anderes Icon in der Bearbeitungsleiste geschlossen werden.
- Ist die "Formularerstellung" geöffnet kannst Du die ausfüllbaren Textfelder anklicken, um die Eigenschaften des Textfeldes zu bearbeiten.
Für uns wichtig ist der Name des Textfeldes. Der Name des Textfeldes gibt an, ob das Feld sich die Daten automatisch ziehen kann.
In unserem Beispiel hat das Feld den Namen: craftnote_1_billing_street und zieht sich gemäß der Tabelle die Straße aus der Rechnungsadresse in den Projektdetails.
Wenn wir stattdessen die Adresse aus den Projektdetails ziehen wollten, müssten Sie entsprechend: craftnote_1_project_street als Formularfeld Namen hinterlegen.
- Genauso kannst Du nun weitere Felder je nach Bedarf anpassen und anschließend die Änderungen speichern über einen der zwei Speicher Buttons.
- Nun kann die Vorlage in einem Projekt verwendet werden und befüllt sich automatisch mit den vorhandenen Daten.
Öffne nun die Craftnote App auf deinem Smartphone/Tablet und nutze deine Vorlage wie gewohnt.
Gut zu wissen
- Es gibt verschiedene Optionen für den Namen des Textfeldes (siehe Tabelle).
- Um das automatische Ausfüllen der Daten verwenden zu können, ist sehr wichtig, dass die Projekt-, Kunden-, Ansprechpartner- und Rechnungsempfängerdaten vollständig und korrekt eingetragen werden.
- Die Feldbeschreibung übernimmt genau das, was in dem vorgesehenen Feld von Dir eingetragen wurde.
- Mit iOS und macOS werden viele vorinstallierte Schriftarten geliefert, die in unserer App verwendet werden können. Über folgenden Internetlink erhältst Du eine Übersicht über zusätzliche Schriftarten und welche von dokumentenbasierten wie unserer App benötigt werden: https://developer.apple.com/fonts/system-fonts/