Um die PDF-Formulare optimal nutzen zu können, müssen alle Informationen (Projektdaten, Rechnungsadresse und Ansprechpartner) hinterlegt sein. Die App bezieht die Informationen aus den entsprechenden Feldern.
Beachte:
Jede Feldbeschreibung kann auch mehrmals innerhalb einer Vorlage verwendet werden.
Feldbeschreibung Übersicht
| Bezeichnung | Feldbeschreibung |
| DATEN AUS PROJEKTDETAILS | |
| Projektname | craftnote_1_project_name |
| Projektnummer | craftnote_1_project_id_number |
| Projektnotiz | craftnote_1_project_note |
| Straße (Projekt) | craftnote_1_project_street |
| Postleitzahl (Projekt) | craftnote_1_project_zipcode |
| Stadt (Projekt) | craftnote_1_project_city |
| Land (Projekt) | craftnote_1_project_country |
| Startzeit (Projekt) | craftnote_1_project_startdate |
| Endzeit (Projekt) | craftnote_1_project_enddate |
| DATEN AUS "RECHNUNGADRESSE" | |
| Firmenname | craftnote_1_billing_company |
| Firmen E-Mail | craftnote_1_billing_email |
| Straße | craftnote_1_billing_street |
| Postleitzahl | craftnote_1_billing_zipcode |
| Stadt | craftnote_1_billing_city |
| Land | craftnote_1_billing_country |
|
DATEN AUS ANSPRECHPARTNER |
|
| Name (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_name |
| E-Mail (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_email |
| Telefon (Ansprechpartner) | craftnote_1_customer_phone |
| DATEN AUS (EIGENEM) FIRMENPROFIL (FIRMENDATEN) | |
| Name (eigene Firma) | craftnote_1_company_name |
| Telefon (eigene Firma) | craftnote_1_company_phone |
| E-Mail (eigene Firma) | craftnote_1_company_email |
| Straße (eigene Firma) | craftnote_1_company_street |
| Postleitzahl (eigene Firma) | craftnote_1_company_zipcode |
| Stadt (eigene Firma) | craftnote_1_company_city |
| Land (eigene Firma) | craftnote_1_company_country |
| Gewerk (eigene Firma) | craftnote_1_company_trade |
Wichtig: Mit iOS und macOS werden viele vorinstallierte Schriftarten geliefert, die in unserer App verwendet werden können.
Über folgenden Internetlink erhältst Du eine Übersicht über zusätzliche Schriftarten und welche von dokumentenbasierten wie unserer App benötigt werden.: https://developer.apple.com/fonts/system-fonts/
Du kannst auch deine eigenen PDF-Vorlagen so bearbeiten, dass diese automatisch ausgefüllt werden. Wichtig hierbei ist die Feldbeschreibung, welche übernommen werden muss.
Für alle nachfolgenden Schritte benötigst Du Adobe Acrobat.
1. Klicke auf "Formular vorbereiten".
In den Feldern erscheinen nun die Feldbezeichnungen:
2. Klicke auf das Feld um es nun umbenennen zu können.
Das entsprechende Feld ist dann blau und die Bezeichnung recht ist grau schraffiert.
Klicke in die Bezeichnung um diese zu bearbeiten.
3. Gebe nun die passende Feldbeschreibung ein.
Es kann vorkommen, dass in der PDF für zwei Bezeichnungen nur ein Feld vorgesehen ist. Dies ist meist beim Ort der Fall, da die Postleitzahl sowie der Ort in einem Feld eingetragen werden.
Um die Vorlagen optimal nutzen zu können, musst Du das Feld in 2 aufteilen bzw. das eine Feld kleiner ziehen und ein neues Feld hinzufügen.
Wenn Du das Feld anklickst, erscheint es blau und Du kannst es einfach kleiner ziehen.
Jetzt musst Du ein neues Feld hinzufügen.
Klicke hierzu auf das "Feld hinzufügen" Symbol oben in der Leiste.
Passe das Feld in seiner Größe an.
Du musst nun das Feld benennen. Hier im Beispiel ist es unser Feld für den Ort, deshalb wird die Feldbeschreibung Ort eingefügt.
In das kleine Feld (links daneben) wird die Felbeschreibung für die Postleitzahl eingefügt.
Gebe nun auch die Telefon und Email Bezeichnung in das Feld ein.
Die Schriftgröße ist automatisch eingestellt und füllt das Feld aus. Meistens ist es jedoch besser über den Rechtsklick auf das "Erscheinungsbild" zu gehen und dort eine feste Schriftgröße festzulegen.
In unserem Beispiel haben wir die Schriftgröße 12 gewählt
(Du kannst dies immer wieder bearbeiten, falls es nicht passen sollte).
4. Die fertige Vorlage kann über das Speichern-Symbol oben links abgespeichert werden.
5. Melde dich auf der Craftnote Web-App an und gehe in die Einstellungen.
Klicke auf Firmenvorlagen.
6. Lade nun über das Symbol "Datei hochladen" deine Vorlage hoch.
7. Wähle die Datei aus und klicke auf "Auswählen"
Nun findest Du die bearbeitete Vorlage im Ordner wieder.
Öffne nun die Craftnote App auf deinem Smartphone/Tablet und nutze deine Vorlage wie gewohnt.
Beachte:
Es gibt verschiedene Optionen für die Feldbeschreibung.
Wenn Du in deiner Firma für die Projektbeschreibung den Namen des Kunden verwendest, dann kannst du immer in dem Feld Kunde die Felbeschreibung Projektname übernehmen.
Um das automatische Ausfüllen der Daten verwenden zu können, ist sehr wichtig, dass die Projekt-, Kunden-, Ansprechpartner- und Rechnungsempfängerdaten vollständig und korrekt eingetragen werden.
Die Feldbeschreibung übernimmt genau das, was in dem vorgesehenen Feld von Dir eingetragen wurde.
Öffne die App und gehe auf das entsprechende Projekt.
Klicke auf das 3-Punkte-Symbol (oben rechts)
Hier siehst du Projektdetails
Über das Stift-Symbol unten link kannst du diese Daten bearbeiten.
PROJEKTDETAILS
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Familie Test | Projektname | craftnote_1_project_name |
| 007007 | ID-Nummer | craftnote_1_project_id_number |
| Projektnotizen | craftnote_1_project_note | |
| 01.04.20 | Startzeit | craftnote_1_project_startdate |
| 08.04.20 | Endzeit | craftnote_1_project_enddate |
| Musterstraße 7 | Straße | craftnote_1_project_street |
| 12345 | Postleitzahl | craftnote_1_project_zipcode |
| Frankfurt am Main | Stadt | craftnote_1_project_city |
| Deutschland | Land | craftnote_1_project_country |
Hier kannst Du den Ansprechpartner und die Rechnungsadresse hinzufügen oder bearbeiten.
RECHNUNGSADRESSE
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Firma Max Mustermann | Firmenname | craftnote_1_billing_company |
| Info@firmamustermann.de | Firmen E-Mail | craftnote_1_billing_email |
| Frankfurter Str. 1 | Straße | craftnote_1_billing_street |
| 60600 | Postleitzahl | craftnote_1_billing_zipcode |
| Frankfurt | Stadt | craftnote_1_billing_city |
| Deutschland | Land | craftnote_1_billing_country |
ANSPRECHPARTNER
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Max Mustermann | Name | craftnote_1_customer_name |
| maxmustermann@gmail.com | craftnote_1_customer_email | |
| 01761234567 | Telefon | craftnote_1_customer_phone |
Beispiel:
Es wurden alle Felbezeichnungen geändert, die automatisch ausgefüllt werden sollen.
Der Auftraggeber ist der Kunde.
Die Feldbeschreibungen wurden in unserem Beispiel aus den Rechnungsdaten entnommen.
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Firma Max Mustermann | Firmenname | craftnote_1_billing_company |
| Info@firmamustermann.de | Firmen E-Mail | craftnote_1_billing_email |
| Frankfurter Str. 1 | Straße | craftnote_1_billing_street |
| 60600 | Postleitzahl | craftnote_1_billing_zipcode |
| Frankfurt | Stadt | craftnote_1_billing_city |
| Deutschland | Land | craftnote_1_billing_country |
Der Auftragnehmer ist deine eigene Firma.
Um Deine Daten bearbeiten und ansehen zu können, logge dich in die Craftnote-App (auf deinem Smartphone/Tablet) ein.
Klicke auf das 3-Punkte-Symbol "Mehr".
Klicke auf die Firmeneinstellungen.
Für den Bereich Auftragnehmer wurden die Feldbeschreibungen in unserem Beispiel aus dem (eigenen) Firmenprofil entnommen.
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Firma Meister | Name | craftnote_1_company_name |
| 0111122233 | Telefon | craftnote_1_company_phone |
| Info@firmamustermann.de | craftnote_1_company_email | |
| Berliner Str. 10 | Straße | craftnote_1_company_street |
| 00500 | Postleitzahl | craftnote_1_company_zipcode |
| Berlin | Stadt | craftnote_1_company_city |
| Deutschland | Land | craftnote_1_company_country |
Für den Bereich Objekt/Baustelle wurden die Feldbeschreibungen der Projektdaten verwendet.
| Beispiel in der App | Bezeichnung in der App | Feldbeschreibung |
| Musterstraße 7 | Straße | craftnote_1_project_street |
| 12345 | Postleitzahl | craftnote_1_project_zipcode |
| Frankfurt am Main | Stadt | craftnote_1_project_city |