Du möchtest mehr über Craftnote erfahren? Der beste Weg hierzu lautet “selbst ausprobieren!” In diesem Hilfeartikel zeige wir auf, wie Du in nur 3 einfachen Schritten loslegen kannst!
Schritt 1: “Registrieren”
Während des Registrierungsvorgangs in unserer mobilen App für Smartphones und Tablets oder in unserer Web-App am PC oder Laptop sind nur wenige Felder von Dir auszufüllen und schon kannst Du den vollen Funktionsumfang von Craftnote kostenfrei für 30 Tage erleben.
Wir empfehlen Dir, dass Du dich als erstes unter der Web-App registrierst, denn hier hast Du den größten Funktionsumfang zur Einrichtung und gleichzeitig die Adminübersicht. Gehe dazu auf unsere Webseite www.craftnote.de und klicke oben rechts auf den Login-Button.
Du wirst direkt in die Web-App weitergeleitet und klickst oben rechts auf den Registrieren-Button.
Nun hinterlegst Du Deinen Namen, E-Mail-Adresse sowie ein Passwort und legst somit Dein Profil in Craftnote an.
Schritt 2: Craftnote personalisieren
Unter dem Einstellungsbereich "Firmendaten" kannst Du Deine Firmenanschrift, Kontaktinformationen und einen kurzen “Über uns”-Text hinterlegen. Außerdem kannst Du hierunter Dein Firmenlogo hochladen.
Die eingegebenen Informationen erscheinen zudem im Projektbericht, den Du z.B. als Fotodokumentation mit wenigen Klicks aus dem Chatverlauf eines Projektes erstellst. Am Ende eines erfolgreichen Projektes kannst Du hiermit einen personalisierten Bericht an Deinen Kunden übergeben und hinterlässt einen bleibenden, sowie professionellen Eindruck.
Schritt 3: Einladung Deiner Mitarbeiter
Die beste Art und Weise Craftnote auszuprobieren ist mit einem kleinen Test-Team in Deinem Betrieb zu starten.
Suche dir zunächst 1-2 Kollegen aus, die sich dafür begeistern können, Craftnote mit ein paar Probe-Projekten mit Dir gemeinsam zu testen. Erst in der Praxis wirst Du konkret feststellen können, wie Craftnote Dich am besten unterstützen kann.
Das Einladen geschieht in wenigen Schritten, indem Du zunächst in den Einstellungsbereich "Mitarbeiter" wechselst. Hier angekommen, hinterlegst Du die E-Mail Adresse des Mitarbeitenden.
Bevor du die Einladung verschickst, prüfe noch kurz, ob die zugeteilte Rolle stimmt. In Craftnote gibt es 3 Rollen: Mitarbeiter, Projektleiter und Inhaber.
Die Rolle "Mitarbeiter" ist immer vorausgewählt und ist die Rolle, die die wenigsten Berechtigungen hat. Unter dieser Rolle darf Dein Mitarbeiter Chat-Nachrichten lesen und schreiben, eigene Zeiten erfassen und Dateien hochladen. Wichtig hier: Mitarbeiter mit dieser zugewiesenen Rolle dürfen bis maximal 48 Stunden eigene Chat-Nachrichten oder Dateien löschen und die eigenen Zeiterfassungseinträge editieren.
Die Rolle "Projektleiter" hat Adminrechte auf Projektebene. Neben den Rechten, die auch der Mitarbeiter hat, dürfen sie zusätzlich zum Beispiel Projekte erstellen und archivieren, sowie Personen zu ihnen selbst zugewiesenen Projekten hinzufügen oder entfernen.
Die Rolle "Inhaber" hat Adminrechte auf Firmenebene. Das bedeutet, neben den sonstigen Berechtigungen können sie auch projektübergreifende Änderungen vornehmen wie zum Beispiel Firmenmitarbeiter und PDF-Firmenvorlagen verwalten oder das Abonnement abschließen bzw. dieses verwalten.
Wie Du konkret in einem Projekt auch externe Beteiligte, wie z.B. Subunternehmer als Projektmitglieder einladen kannst, zeigen wir Dir hier.
Info: Wir empfehlen Deine Mitarbeitenden über deren Firmen-E-Mail-Adresse zu Craftnote einzuladen. Falls das nicht möglich ist und Du die Mitarbeitenden nicht über private E-Mail-Adressen einladen möchtest, kannst Du das alternativ auch über sogenannte “Alias-E-Mail-Adressen” erledigen. Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du bei Bedarf hier.
Wenn die Mitarbeitenden auf den Link in deren Einladungs-E-Mail klicken, öffnet sich Craftnote und der Registrierungsprozess startet. Falls die mobile Craftnote-App auf deren Smartphone oder Tablet noch nicht heruntergeladen wurde, öffnet sich direkt der Apple App Store bzw. der Google Play Store.
Du hast Dich 1. erfolgreich registriert, 2. Deine Firmendaten hinterlegt und 3. Deine Mitarbeitenden erfolgreich eingeladen? Dann kannst Du jetzt mit Craftnote richtig loslegen!
In weiteren Hilfeartikeln zu den Themen Ordnerstruktur und Musterprojekte, zeigen wir Dir, wie Du eine saubere Struktur vorbereiten kannst, mit der Dein Team direkt voll durchstarten kann.
So einfach geht die Einführung Deiner digitalen Projektmappe - mit Craftnote!