Erfahre, wie Du in Craftnote ein Musterprojekt mit wiederverwendbarer Ordnerstruktur, Aufgaben und Mitgliedern anlegst und per Duplizierung für neue Projekte nutzt. So sparst Du Zeit und sorgst für einheitliche Abläufe.
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
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Projektordner und Musterprojekt anlegen
- Du legst Dir einen Projektordner mit dem Namen Musterprojekte an. Hierunter erstellst Du ein neues Projekt und gibst diesem einen eindeutigen Namen, z.B. Erneuerung Heizungsanlage.
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Ordnerstruktur in der Dateiablage hinterlegen
- Direkt danach klickst Du auf den Reiter "Dateien", um Dir hierunter Deine gewünschte Ordnerstruktur zu hinterlegen.
- In unserem Beispiel wurden unter der Dateiablage die Ordner "Angebote und Preise", "Erstellte Formulare" und "Pläne" erstellt.
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Zugriff auf Ordner beschränken
- Da auf den Ordner "Angebote und Preise" nur ich (Inhaber-Rolle) und mein jeweils zugeordneter Projektleiter (Projektleiter-Rolle) zugreifen soll, lege ich dies über die 3 Punkte rechts vom Ordnernamen fest.
- Projektmitglieder mit der Rolle "Mitarbeiter" oder ggf. "Externe", die zu diesem Projekt eingeladen werden, sehen diesen Ordner in der Dateiablage nicht.
- Diese Zugriffszuweisung sehe ich dann am Ordnernamen auch über die 3 Punkte die je nach Einstellung ausgefüllt oder leer sind.
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Musteraufgaben hinterlegen
- Neben der Ordnerstruktur in der Dateiablage kannst Du aber ebenfalls Musteraufgaben hinterlegen die in dieser Art von Projekt zum Tragen kommen. Diese wären in unserem Beispiel: "Angebot erstellen", "Förderungen prüfen" und "Material bestellen."
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Projektmitglieder im Musterprojekt festlegen
- In dem Musterprojekt kannst Du bereits festlegen, welcher Deiner Mitarbeiter immer direkt ein Mitglied des Projektes sein soll. So kann z.B. Deine Mitarbeiterin aus der Projektplanung immer direkt in einem neuen Projekt als Mitglied hinterlegt sein. Wenn sie Mitglied des Musterprojekts ist, kann sie problemlos übernommen werden.
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Musterprojekt duplizieren
- Klicke rechts neben dem Projektnamen auf die 3 Punkte.
- Hieraufhin wähle die Option "Duplizieren".
- Du kannst nun einzeln entscheiden, ob die Aufgaben, die Mitglieder und die Ordnerstruktur des Musterprojekts mit dupliziert werden sollen.
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Neues Projekt befüllen
- Schnell und einfach erhältst Du hiermit Deine Grundstruktur, die Du nun mit Daten und Dokumenten zum neuen Projekt befüllen und den Stand des Projekts ggf. mithilfe des Status anzeigen lassen kannst.
Gut zu wissen
- Musterprojekte eignen sich besonders, wenn Du Projekte hast, die nach einem ähnlichen Schema ablaufen — mit gleichen Dokumenten, Aufgaben und Ansprechpartnern.
- Dies bedeutet für Dich eine Zeitersparnis, da Du Dir eine Doppelanlage der einmal durchdachten Struktur ersparst. Deine Mitarbeiter wissen zudem sofort, wo in einem Projekt welche Unterlagen zu finden sind bzw. in welchem Ordner der Dateiablage etwas abzulegen ist, denn es sieht jedes mal gleich aus.
- Solltest Du bereits ein Projekt mit Adressdaten, Ansprechpartnern und der Dateien-Ordnerstruktur in Benutzung haben, kannst Du auch ein solches Projekt duplizieren. Hiermit wird die Grundstruktur mit den bereits eingetragenen Kopfdaten übernommen und als neues, leeres Projekt angelegt.