1) Öffne als Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Rolle „Inhaber", die mobile Craftnote-App und klicke rechts unten auf den Bereich "Einstellungen".
2) Klicke nun auf den Einstellungsbereich „Mitarbeiter“. Hier findest Du eine Übersicht der bisher eingeladenen Mitarbeiter und deren zugewiesenen Rollen.
3) Klicke unten rechts auf den orangefarbenen Pluszeichen-Button.
4) Gebe nun die betreffende E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. (Der Vor & Nachname des neuen Mitarbeiters wird von diesem während des Registrierungsvorgangs eigenständig hinterlegt.) Weise dem neuen Mitarbeiter die entsprechende Rolle (Inhaber / Projektleiter oder Mitarbeiter) zu. Diese kann auch entsprechend abgestuft werden. Zum Abschluss klicke auf den orangefarbenen Button "Einladen".
5) Im Einstellungsbereich "Mitarbeiter" ist Deine vorgenommene Einladung zunächst unter "Ausstehende Einladungen" vermerkt.
6) Der eingeladene Mitarbeiter erhält anschließend eine E-Mail an die bei der Einladung angegebene E-Mail-Adresse.
Info: Hat dieser die Craftnote-App bereits installiert, erhält er zusätzlich eine Benachrichtigung in der App. Nach einer kurzen Bestätigung ist der Mitarbeiter in Deiner Firma als interner Mitarbeiter hinterlegt.
7) Sofern der Mitarbeiter zuvor noch nicht in Craftnote einen Benutzeraccount erstellt hatte, bekommt dieser nach der Registrierung die Einladung zur Firma angezeigt. Sobald diese bestätigt wurde, ist er als interner Mitarbeiter in Deiner Firma hinterlegt.
* In beiden Fällen (Schritt 6 & 7) muss die E-Mail nicht vom Eingeladenen bestätigt werden, um erfolgreich zur Firma hinzugefügt zu werden.
Info: Verwendet die einzuladende Person als einziger oder letzter Mitarbeiter in seiner Craftnote-Firma und soll mit der selben E-Mail-Adresse nun in Deine Firma eingeladen werden, werden folgende Daten / Informationen mitgenommen werden:
Projekte inklusive der:
- Aufgaben
- hinterlegten Arbeitszeiten
- (Projektbezogenen) Chat-Verläufe
- Dateiablage
Folgende Daten / Informationen werden nicht übertragen:
- Plantafel-Einträge
- Projektstatus
- Arbeitsarten
- Firmeninterne PDF-Vorlagen
Diese 3 Rollen (Berechtigungen) stehen Dir zur Auswahl:
Der Inhaber kann:
- Mitarbeiter in die Firma einladen & entfernen
- Auf alle Firmenprojekte zugreifen
- Neue Projekte erstellen
- Personen zu Projekten hinzufügen & entfernen
- Nachrichten schreiben und alle Nachrichten löschen
- Alle Zeiterfassungseinträge erstellen, löschen und exportieren
- Aufgaben für alle Mitarbeiter aus der Firma erstellen, editieren & löschen
- Den Projektstatus verwalten
- Projekte / Projektordner archivieren & löschen
- Gelöschte & archivierte Projekte wiederherstellen
Der Projektleiter kann:
- Neue Projekte erstellen
- Personen zu Projekten hinzufügen & entfernen
- Nachrichten schreiben und alle Nachrichten löschen
- Zu den selbst zugewiesenen Projekten die Zeiterfassungseinträge erstellen, löschen und exportieren
- Zu den selbst zugewiesenen Projekten die Aufgaben erstellen, editieren & löschen
- Projekte / Projektordner archivieren & löschen
- Archivierte Projekte wiederherstellen
Der Mitarbeiter kann:
- Nachrichten schreiben und binnen 48 Std. eigene löschen
- in Projekte eingeladen werden
- Zeiterfassungeinträge erstellen und binnen 48 Std. eigene löschen
- Dateien in die Dateiablage hochladen und binnen 48 Std. löschen
Gut zu wissen:
- Eine bereits erworbene Pro- bzw. Premium-Lizenz, kann dem Mitarbeiter von einem Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Inhaber-Rolle unter dem Einstellungsbereich „Lizenzen & Abrechnung” zugewiesen werden.
- Du kannst ausschließlich als Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Rolle „Inhaber" einen Mitarbeiter in Deine Firma einladen.
- Sofern die Einladung den Mitarbeiter durch widrige Umstände nicht erreichen sollte, kann sich dieser auch eigenständig unter dem Link registrieren und wird hiermit automatisiert Deiner Firma hinzugefügt.
- Bis der neue Mitarbeiter in Craftnote die Registrierung vorgenommen hat, wird dieser in dem Einstellungsbereich „Mitarbeiter" unter „ausstehende Einladungen" aufgeführt.