Mit Projektordnern schaffst Du zunächst mehr Übersicht für Dich und Deine Mitarbeiter. Gestartet hast Du vermutlich mit 2 Projekten in der obersten Ebene. Zum einen mit dem Unternehmens-Chat, zum anderen mit dem Beispiel-Projekt. Wenn sich nun all Deine Projekte auf der obersten Ebene befinden, verlierst Du und Deine Mitarbeiter mit zunehmender Anzahl an aktiven Projekten sehr schnell den Überblick.
Genau um dieses zu vermeiden, haben wir eine Projekt-Ordnerebene geschaffen, um mehr Übersicht in Deine Projektliste zu bekommen. Vorstellen kannst Du Dir den Projektordner wie einen Leitz-Ordner in welchem Du Deine ganzen Projektmappen sammelst.
Bei vielen unserer Nutzer werden diese Ordner entweder nach Kunden oder nach Kundengruppen benannt.
Du hast z.B. ein Mehrfamilienhaus das einem Besitzer oder vielleicht auch einer Verwaltungsgesellschaft zugeordnet ist. Hier werden nach und nach die Wohneinheiten saniert, wofür Du den Auftrag hast. Unter dem Projektordner erstellst Du nun für jede Wohneinheit ein neues Projekt. So hast Du immer die direkte Zuordnung von Dokumenten, Absprachen und Bildern zur jeweiligen Einheit.
Diese kundenorientierte Ordnerstruktur eignet sich aber ebenfalls für eine Gemeinde oder Stadt, für welche Du ggf. verschiedene Gebäude in der Betreuung hast. Ebenso für Industriekunden mit mehreren Liegenschaften oder Discounter mit diversen Standorten.
Mit der so gestalteten Ordnerstruktur hast Du die Projekte immer dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Interessant ist bei dieser gewählten Struktur auch, dass Du bei der Projektanlage unter einem solchen Ordner die Kopfdaten des Projektordners wie z.B. die Adresse und Ansprechpartner mit auf Dein Projekt übertragen kannst. Dies wird bei der Neuanlage jeweils abgefragt.
Du hast nun die Möglichkeit bestehende Projekte zu einem Projektordner hinzuzufügen.
In der Projektliste klickst Du hierzu rechts neben dem Projektnamen auf die 3 Punkte und hast dann die Möglichkeit, diese zu verschieben. Durch Klicken auf "verschieben" werden Dir Deine aktuellen Projektordner angezeigt, in welche Du nun das Projekt übertragen kannst.
Solltest Du ein Projekt versehentlich in einen falschen Projektordner abgelegt haben, verfahre einfach nach dem gleichen Prinzip.