Um die Projektdetails in Craftnote automatisch in ein PDF-Formular zu ziehen, muss das PDF-Formular als “editierbares PDF-Formular” mit vordefinierten Feldern erstellt werden. Dies bedeutet, dass das PDF-Formular mit einer Software wie Adobe Acrobat DC erstellt werden muss, die es ermöglicht, vordefinierte Felder für die automatische Übernahme von Daten aus Craftnote zu erstellen. In diesen Feldern können dann beispielsweise Informationen wie Ansprechpartner, Rechnungsadresse und weitere Projektdetails automatisch eingefügt werden.
Sobald das editierbare PDF-Formular erstellt wurde, kann es in der Craftnote Web-App unter dem Einstellungsbereich “Firmenvorlagen” hochgeladen werden. Es steht dann in jedem neu erstellten Projekt in der Dateiablage unter dem Ordner "Vorlagen" automatisch zur Verfügung.
Die Feldbeschreibungen, die für eine PDF-Formular-Vorlage in Craftnote hinterlegt werden können, hängen davon ab, welche Daten Du automatisch ausfüllen lassen möchtest. Es gibt verschiedene Kategorien von Daten, die Du aus den Projektdetails, der Rechnungsadresse, dem Ansprechpartner oder Deinem eigenen Firmenprofil übernehmen kannst. Für jede Kategorie gibt es eine Reihe von Feldbeschreibungen, die Du in der PDF-Formular-Vorlage verwenden kannst.
Zum Beispiel, wenn Du den Namen des Projektes in der PDF-Formular-Vorlage anzeigen möchtest, kannst Du die Feldbeschreibung craftnote_1_project_name verwenden. Wenn Du die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners anzeigen möchtest, kann die Feldbeschreibung craftnote_1_customer_email verwendet werden. Und so weiter.
Eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Feldbeschreibungen findest Du hier.