Erfahre, warum Projektdetails nicht automatisch in Dein PDF-Formular übernommen werden und wie Du ein editierbares PDF-Formular mit vordefinierten Feldbeschreibungen erstellst, damit Craftnote die Daten wie Ansprechpartner, Rechnungsadresse und Projektdetails automatisch einfügt.
Voraussetzungen
- Eine Software zum Erstellen editierbarer PDF-Formulare (z. B. Adobe Acrobat DC)
- Zugang zur Craftnote Web-App
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
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Editierbares PDF-Formular erstellen
- Um die Projektdetails in Craftnote automatisch in ein PDF-Formular zu ziehen, muss das PDF-Formular als "editierbares PDF-Formular" mit vordefinierten Feldern erstellt werden.
- Dies bedeutet, dass das PDF-Formular mit einer Software wie Adobe Acrobat DC erstellt werden muss, die es ermöglicht, vordefinierte Felder für die automatische Übernahme von Daten aus Craftnote zu erstellen.
- In diesen Feldern können dann beispielsweise Informationen wie Ansprechpartner, Rechnungsadresse und weitere Projektdetails automatisch eingefügt werden.
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PDF-Formular in Craftnote hochladen
- Sobald das editierbare PDF-Formular erstellt wurde, kann es in der Craftnote Web-App unter dem Einstellungsbereich "Firmenvorlagen" hochgeladen werden.
- Es steht dann in jedem neu erstellten Projekt in der Dateiablage unter dem Ordner "Vorlagen" automatisch zur Verfügung.
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Feldbeschreibungen in der PDF-Formular-Vorlage hinterlegen
- Die Feldbeschreibungen, die für eine PDF-Formular-Vorlage in Craftnote hinterlegt werden können, hängen davon ab, welche Daten Du automatisch ausfüllen lassen möchtest.
- Es gibt verschiedene Kategorien von Daten, die Du aus den Projektdetails, der Rechnungsadresse, dem Ansprechpartner oder Deinem eigenen Firmenprofil übernehmen kannst.
- Zum Beispiel, wenn Du den Namen des Projektes in der PDF-Formular-Vorlage anzeigen möchtest, kannst Du die Feldbeschreibung craftnote_1_project_name verwenden.
- Wenn Du die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners anzeigen möchtest, kann die Feldbeschreibung craftnote_1_customer_email verwendet werden.
- Eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Feldbeschreibungen findest Du hier.
Gut zu wissen
- Das PDF-Formular muss als "editierbares PDF-Formular" erstellt werden — ein normales PDF ohne vordefinierte Felder kann keine Projektdetails automatisch übernehmen.
- Nach dem Hochladen steht die Vorlage automatisch in jedem neuen Projekt unter "Vorlagen" zur Verfügung.