In Craftnote können Projekte und Ordner für individuelle Sachverhalte genutzt und mit beliebigen Mitgliedern geteilt werden.
Wenn ein Mitarbeiter alle Projekte sehen kann, könnte es daran liegen, dass er zu allen Projekten eingeladen wurde. Nutzer mit der in Craftnote zugewiesenen Projektleiter- oder Inhaber-Rolle können den Mitarbeiter bei Bedarf auch nur zu bestimmten Projekten oder Ordnern einladen. Auf diese Weise hat der Mitarbeiter nur Zugriff auf die Projekte, zu denen er eingeladen wurde.
Ein Projektmitglied kann nach Aufruf des betreffenden Projektes oder Ordners im Bereich "Mitglieder" schnell und einfach aus diesem entfernt werden und verliert damit augenblicklich den Zugriff.