Sofern du möchtest, dass ein externes Mitglied (z.B. ein Subunternehmen, Auftraggeber oder Partnerunternehmen) zu einem von Dir erstellten Ordner eigenständig Projekte angelegen darf, gehe wie folgt vor.
Info: Externe Mitglieder sind nicht Teil Deiner Firma
Wichtig: Bitte beachte vorab die hierdurch entstehenden Auswirkungen auf Deinen Betriebsablauf
Vorgehensweise des Einladenden:
Lade die externe Person zu dem Projektordner unter dem Bereich "Mitglieder" per Klick auf den orangefarbenen Pluszeichen in dem sich hierauf öffnenden Menü "Externe" ein.
Info: Nur Nutzer mit der zugewiesenen Rolle "Inhaber" oder "Projektleiter" können eine externe Person zu einem Projekt oder Projektordner einladen.
Vorgehensweise des Eingeladenen (externes Ordnermitglied):
Das externe Ordnermitglied sieht hieraufhin den Projektordner bei sich unter der Projektliste. Je nach der vom Einladenden vorgenommener Einladung zu denen sich im Projektordner befindenden Projekte, sind diese ebenfalls für das externe Ordnermitglied ersichtlich.
Das externe Ordnermitglied kann in dem Projektordner über einen Klick auf das orangefarbene Pluszeichen und hieraufhin "Projekt anlegen", entsprechend neue Projekte anlegen.
Info: Nur externe Personen mit der in der eigenen Firma zugewiesenen Rolle "Inhaber" oder "Projektleiter" können ein neues Projekt erstellen.
Die unterstehenden Informationen können bei Bedarf aus dem übergeordneten Ordner übernommen werden. Zu Bestätigung der Auswahl bitte auf den Button "Projekt erstellen" klicken.
In dem nun folgenden Schritt wird der Projektname angegeben, sowie Projekt-Mitglieder hinzugefügt oder je nach Bedarf entfernt. Anschließend erfolgt ein erneuter Klick auf den Button "Projekt erstellen".
Nun können die Projekt-Details, wie das Start- & Enddatum, Anschrift und weitere Informationen zum Projekt hinterlegt werden. Hinterlegte Änderungen werden mit einem Klick auf den Button "Speichern" entsprechend gespeichert.
Gut zu wissen:
- Die Arbeitszeiten von einem Projekt, welches von einem externen Mitglied erstellt wurde, können nur von dessen Firma unter der Nutzer-Rolle "Inhaber" im Arbeitszeiten-Dashboard eingesehen und ausgewertet werden.
- In dem Projekt welches das externe Mitglied erstellt hat, wirst Du als Ersteller des übergeordneten Ordners als "Externer Mitarbeiter" geführt.
- Einem externen Mitglied kann für ein Projekt oder Ordner unter dem Bereich "Mitglieder" und dessen Aufruf eine gesonderte Mitglieder-Rolle zugewiesen werden: "Projektadmin" anstelle "Mitglied". Hiermit wird dem externen Mitglied die Anpassung aller Projekt-Details gewährt.
- Sofern ein externes Mitglied zu einem Ordner oder / und Projekten eingeladen wird, hat diese Person nur Zugriff (Nachrichtenbereich & hochgeladene Dateien) auf entsprechend diese.
- Externe Mitglieder haben keinen Zugriff auf Deinen Vorlagen-Ordner unter der Dateiablage.
- Wie die Rolle eines internen Mitarbeiters eingesehen oder gewechselt werden kann, erfährst Du hier.