W wielu przypadkach projekty przebiegają według podobnego schematu. Te same dokumenty, które są udostępniane, te same zadania, które należy wykonać w projekcie lub te same dane klientów i kontakty, z którymi pracujesz w swoich projektach.
Jednocześnie pracownicy powinni zawsze być w stanie odnaleźć się w poszczególnych projektach.
W tym miejscu do gry wkraczają przykładowe projekty, ponieważ tworzysz strukturę swoich zamówień raz, a następnie możesz z nich korzystać wielokrotnie.
Oszczędza to czas, ponieważ nie trzeba tworzyć tej samej struktury dwa razy. Twoi pracownicy od razu wiedzą, gdzie znaleźć dokumenty w projekcie lub w którym folderze repozytorium plików należy coś złożyć, ponieważ za każdym razem wygląda to tak samo.
Najprostszy sposób postępowania jest następujący:
Tworzony jest folder projektu o nazwie Sample projects. Utwórz w nim nowy projekt i nadaj mu unikalną nazwę, np. Odnowienie systemu ogrzewania.
Zaraz potem kliknij zakładkę "Pliki", aby utworzyć żądaną strukturę folderów.
W naszym przykładzie foldery "Oferty i ceny", "Utworzone formularze" i "Plany" zostały utworzone w ramach magazynu plików.
Ponieważ tylko ja (rola właściciela) i mój przypisany kierownik projektu (rola kierownika projektu) powinni mieć dostęp do folderu "Oferty i ceny", określam to za pomocą 3 kropek po prawej stronie nazwy folderu.
Członkowie projektu z rolą "Pracownik" lub, w stosownych przypadkach, "Zewnętrzny", którzy zostali zaproszeni do tego projektu, nie widzą tego folderu w magazynie plików.
Następnie mogę zobaczyć to przypisanie dostępu w nazwie folderu za pomocą 3 kropek, które są wypełnione lub puste w zależności od ustawienia.
Oprócz struktury folderów w magazynie plików można również przechowywać przykładowe zadania, które są używane w tego typu projektach. W naszym przykładzie będą to: "Utwórz ofertę", "Sprawdź finansowanie" i "Zamów materiał".
W przykładowym projekcie można już określić, który z pracowników powinien być zawsze bezpośrednim członkiem projektu. Na przykład pracownik z planowania projektu może być zawsze przechowywany bezpośrednio jako członek w nowym projekcie. Jeśli jest członkiem przykładowego projektu, może zostać przeniesiony bez żadnych problemów.
Kliknij 3 kropki po prawej stronie nazwy projektu.
Następnie wybierz opcję "Duplikuj".
Możesz teraz indywidualnie zdecydować, czy zadania, członkowie i struktura folderów przykładowego projektu również powinny zostać zduplikowane.
W ten sposób można szybko i łatwo uzyskać podstawową strukturę, którą można teraz wypełnić danymi i dokumentami dla nowego projektu i wyświetlić stan projektu za pomocą statusu, jeśli to konieczne.
Jeśli masz już projekt z danymi adresowymi, osobami kontaktowymi i używaną strukturą folderów plików, możesz również zduplikować taki projekt. Spowoduje to skopiowanie podstawowej struktury z już wprowadzonymi danymi nagłówka i utworzenie nowego, pustego projektu.