Wenn Du das Paket Fahrzeug nutzt, erfasst Craftnote automatisch Fahrtdaten Deiner Mitarbeiter per GPS. Damit Du Deine Mitarbeiter darüber DSGVO-konform informierst, stellt Dir Craftnote ein Muster-Formblatt zum Download bereit. Hier erfährst Du, wie Du es nutzt und was Du dabei beachten musst.
Voraussetzungen
- Du hast das Paket Fahrzeug
- Du hast die Inhaberrolle
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
- Muster-Formblatt herunterladen
- Lade Dir das Formblatt „Informationen zur Verwendung und Speicherung von Fahrdaten" über den Link herunter
- Angaben zu Deinem Unternehmen ergänzen
- Trage Name, Adresse sowie Telefon/E-Mail Deines Unternehmens ein
- Trage Deinen Datenschutzbeauftragten ein, sofern Du einen bestellt hast
- Inhalt rechtlich prüfen lassen
- Das Formblatt ist ein unverbindlicher Vorschlag der myCraftnote Digital GmbH und deckt nicht jeden Einzelfall ab
- Lass die Inhalte vor der Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen und passe sie an Deine betrieblichen Gegebenheiten an (z. B. unter Hinzuziehung einer rechtlichen oder steuerlichen Beratung)
- An Mitarbeiter aushändigen
- Händige das ausgefüllte Formblatt Deinen Mitarbeitern aus, die ein Firmenfahrzeug mit GPS-Tracker nutzen
- Lass Dir den Erhalt über das Feld „Unterschrift Mitarbeiter" bestätigen
Gut zu wissen
- Craftnote führt das digitale Fahrtenbuch automatisch per GPS-Tracker — Deine Mitarbeiter müssen Fahrten nicht manuell eintragen
- Jede Fahrt wird als „Geschäftlich", „Arbeitsweg" oder „Privat" eingeordnet
- Eine als „Privat" markierte Fahrt kann nur der Fahrer selbst wieder ändern
- Bei privaten Fahrten werden Start- und Zieladresse für andere Nutzer nicht angezeigt — nur der Fahrer sieht die Details
- Seite 2 des Formblatts („Hinweisblatt") ist nur zu Deiner eigenen Information und muss nicht an Mitarbeiter ausgehändigt werden
- [Unverified: genauer Ort/Button, über den ein Fahrer eine laufende Fahrt in der mobilen App selbst als „Privatfahrt" markiert]