In diesem Artikel zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du mithilfe von Make Daten aus Craftnote automatisiert exportieren kannst – zum Beispiel Aufgaben, Arbeitszeiten oder Projekte. Dabei lernst Du, wie Du ein eigenes Szenario in Make erstellst, einen Webhook einrichtest und diesen mit Craftnote verknüpfst.
Wenn Du noch keine Ahnung hast, was Make eigentlich ist, empfehlen wir, dass Du zuerst den folgenden Artikel liest: Was ist Make und wie kannst Du es verwenden?
Was brauchst Du für den Start?
- Deinen aktiven Craftnote-Account mit Büro-Paket
- Deinen kostenlosen Make-Account
- Die Berechtigung, auf Automationen/Webhooks in Craftnote zuzugreifen (Inhaber-Rolle)
- Eine Idee, was Du aus Craftnote heraus automatisieren möchtest (z. B. neue Aufgabe → automatisch per Mail versenden)
1. Wie erstellst Du ein Szenario in Make?
Make arbeitet mit sogenannten Szenarien. Das sind automatisierte Arbeitsabläufe, die Du Dir Schritt für Schritt selbst zusammenstellen kannst.
So geht’s:
- Melde Dich bei Make an.
- Klicke im linken Menü auf Scenarios und anschließend auf Create a new scenario.
- Suche in der Modulauswahl nach Webhooks und wähle das Modul "Custom Webhook" aus.
- Klicke auf Create a webhook, gib dem Webhook einen Namen, z. B. „Webhook Craftnote“, und bestätige mit Save.
Nach dem Speichern wird Dir in lila Schrift eine individuelle Webhook-URL angezeigt – diese musst Du nun in Craftnote hinterlegen.
2. Wie hinterlegst Du den Webhook in Craftnote?
Nun geht’s darum, Craftnote mit Make zu verbinden. Dazu wird der Webhook an der richtigen Stelle in Craftnote eingetragen.
So trägst Du Deinen Webhook ein:
- Logge Dich in Craftnote ein.
- Öffne den Menüpunkt Einstellungen > Webhooks.
- Wähle den passenden Eventtyp aus (z. B. „Neue Aufgabe erstellt“).
- Füge unter dem Feld Webhook-URL die eben erstellte URL aus Make ein.
- Speichere diese über den Button Hinzufügen
💡 Tipp: Achte darauf, dass Du in Make die Webhook-URL noch nicht verlässt – Make wartet jetzt auf echte Testdaten von Craftnote, um die Struktur erkennen zu können.
3. Wie funktioniert der Test?
Sobald Du in Craftnote eine Aktion auslöst (in unserem Beispiel eine neue Aufgabe erstellst), wird der Webhook angesprochen – Make erkennt damit automatisch, welche Felder Craftnote sendet.
In Make solltest Du nach dem die Aktion in Craftnote erfolgt ist, sehen, dass Daten empfangen wurden. Diese dienen später als Grundlage für die nächsten Schritte im Szenario, z. B. Weiterleiten per E-Mail, Speichern in Google Sheets etc.
4. Wie kannst Du die exportierten Daten weiterverarbeiten?
Sobald der Webhook aktiv ist und Daten aus Craftnote sendet, kannst Du beliebige Folgeaktionen in Deinem Szenario hinzufügen. Beispiele:
- Eine Benachrichtigung per E-Mail über neue Aufgaben
- Speichern der übermittelten Daten in Google Sheets oder Excel
- Weiterreichen an andere Dienste
So fügst Du ein weiteres Modul an:
- Klicke rechts auf das Plus-Zeichen in Deinem Szenario.
- Wähle den gewünschten Dienst in Form eines Moduls.
- Verwende die Felder aus dem Craftnote-Webhook als dynamische Daten im Folge-Modul.
Du kannst die Daten flexibel nutzen – je nachdem, was für Deinen Arbeitsalltag sinnvoll ist.
Beispiel: Neue Aufgaben an E-Mail senden
Ein einfaches Beispiel: Immer wenn in Craftnote eine neue Aufgabe erstellt wird, erhält Dein Team automatisch eine E-Mail mit den wichtigsten Details.
- Auslöser: Neue Aufgabe in Craftnote
- Erste Aktion: Webhook sendet die Daten an Make
- Zweite Aktion: E-Mail wird automatisch versendet, mit Betreff, Projektname und Frist
So kannst Du Deine Prozesse automatisieren – ohne manuelles Zwischenschalten.
Gut zu wissen
Make wartet beim Einrichten des Webhooks auf die erste Datenübertragung. Achte deshalb darauf, direkt nach dem Einfügen der Webhook-URL in Craftnote einmal eine entsprechende Aktion auszulösen, z. B. eine neue Aufgabe anlegen.
Beachte außerdem:
- Mehrere Szenarien möglich: Du kannst mehrere Webhooks für unterschiedliche Craftnote-Abläufe erstellen.
- Datenschutz: Es werden nur die Daten verarbeitet, die Du über den Webhook übermittelst. Vertrauliche Informationen sollten ggf. vorher geprüft werden.
Zusammenfassung
- Du kannst Make nutzen, um Daten automatisiert aus Craftnote zu exportieren
- Dafür musst Du ein eigenes Szenario mit einem Webhook-Modul einrichten
- Den Webhook trägst Du bequem in Deinen Craftnote-Einstellungen unter „Webhooks“ ein
- Danach kannst Du die Daten z. B. an Tools wie Google Sheets, E-Mail, oder andere Systeme weiterleiten