In diesem Hilfeartikel stellen wir Dir vor, wie die Plantafel für Deinen Betrieb eingerichtet werden kann.
Sie wird Dir helfen Deine Projekte kurzfristig wie auch langfristig zu planen- und Dein Team ohne Mehraufwand immer informiert zu halten.
Wie geht Craftnote das Thema Planung konkret an?
Auf der einen Seite ist ein klassischer Kalender zwar gut für kurze Termine aber einen richtigen Überblick über Deine Projekte bekommst du hiermit nicht. Wenn Du die Verfügbarkeiten deines Teams sehen möchtest, fängt der Kalender spätestens ab 3 Personen an unübersichtlich zu werden.
Anderseits ist die Plantafel in Excel oder an der Wand zwar einfach zu bedienen, jedoch ist diese nur im Büro verfügbar. Dein Team kann wichtige Informationen nicht nachverfolgen und Änderungen können nicht einfach am Smartphone oder Tablet abgerufen werden. Genau so wie Du nur im Büro Änderungen vornehmen kannst.
Wir haben deshalb eine Plantafel entwickelt, welche gleich 2 Dinge erleichtert: Die Grobplanung von zukünftigen Projekten und die granulare Einsatzplanung. In der gleichen Anwendung kannst Du also einsehen was in 6 Monaten geplant ist und wo ein einzelner Mitarbeiter konkret nächste Woche Dienstag um 10:00 Uhr eingeplant ist.
Bevor Du loslegst, prüfe bitte zunächst ein paar Einstellungen
Als erstes solltest Du die üblichen Arbeitszeiten Deiner Firma hinterlegen.
Diese Eingabe bestimmt welche Uhrzeiten standardmäßig angezeigt werden. Denn wenn Du 24 Stunden anzeigen lässt, ist die Hälfte vom Bildschirm unnützer Weißraum.
Die Eingabe geht ganz einfach. Wähle dafür die normale Arbeitsstart- und Endzeit und ob Wochenendtage auch angezeigt werden sollen. Falls Eure Arbeitszeiten etwas variieren, empfehlen wir die frühstmögliche Startzeit und späteste Endzeit auszuwählen, um flexibel zu bleiben. Diese Eingaben können natürlich jederzeit über den orangefarbenen Button “Einstellungen” geändert werden.
Überprüfe als nächstes ob Dein ganzes Team links in der Plantafel angezeigt wird.
Alle internen Mitarbeiter werden hier automatisch angezeigt. Das heißt: Wenn jemand fehlt, wechsle in den Einstellungsbereich "Mitarbeiter" und lade hierüber die betreffenden Mitarbeitenden ein. Nach dessen Registrierung werden die Mitarbeitenden ebenfalls in der Plantafel angezeigt.
Dazu kannst du auch Ressourcen anlegen um diese genau wie Mitarbeiter zu verplanen. Gibt es z.B. spezielles Werkzeug was nicht in jedem Transporter zu finden ist oder werden Fahrzeuge je nach Bedarf verteilt, kann das auch problemlos über die Plantafel angezeigt werden.
Jetzt können wir also loslegen: Im ersten Schritt zeige ich dir, wie du deine Grobplanung machst.
Am besten wechselst du dafür von der Wochenansicht zu der Monatsansicht.
Über die Pfeile kannst du vorwärts und rückwärts navigieren und wir können z.B. ein 2-Wöchiges Projekt in ein paar Monaten anlegen. Dafür einfach eine weiße Zeile auswählen und entscheiden ob du ein bestehendes Projekt anlegen möchtest oder ein neues erstellen möchtest. Wenn du ein neues Projekt erstellst wird es selbstverständlich auch in deiner Projektliste angezeigt werden.
Der Grobplanungsbereich eignet sich, genau wie der Name sagt, eher für eine langfristige Grobplanung. Du weißt vielleicht noch nicht ob es in 5 Monaten an einem Montag oder an einem Mittwoch losgeht oder genau welche Kollegen das Projekt umsetzten- aber wenn schon 4 Projekte in der Kalender Woche geplant sind, dann siehst du auf einen Blick, dass man einem weiteren Kunde vielleicht lieber den nächsten Monat anbieten soll.
Vor der Feinplanung noch ein paar Informationen zu der Teams-Funktion
Klicke dafür einfach auf den orangen Button “Teams” und es öffnet sich eine Maske, in der Du Deine Mitarbeiter und Ressourcen nach Teams gruppieren kannst. Arbeitet Dein Meister Gerhard z.B. immer mit dem Azubi und einem dritten Kollegen zusammen, kannst Du ein Team “Gerhard” anlegen und alle drei aus der Mitarbeiter Spalte zu Team Gerhard ziehen.
Die Reihenfolge des Teams kann auch durch hoch- oder runterziehen beliebig angepasst werden
Somit werden diese Kollegen immer zusammen angezeigt und man kann sie schneller gemeinsam verplanen.
Weiter gehts mit der Feinplanung
Du hast dich z.B. entschieden Team Gerhard auf das Projekt “Badsanierung Familie Reiner” zu setzten. Wenn das Projekt schon in der Grobplanung angelegt ist, dann geht es ganz schnell. Einfach das Projekt zu den entsprechenden Kollegen runterziehen. Die länge das Eintrags kann durch rechts oder links ziehen verlängert oder gekürzt werden.
Falls das Projekt in der Grobplanung noch nicht angelegt ist, kannst Du dieses allerdings auch direkt einem Mitarbeiter zuweisen. Klicke hierfür auf die weiße Zelle am Montag in Gerhard’s Reihe. Dann öffnet sich die Möglichkeit eine bestehendes Projekt einzufügen oder ein neues anzulegen.
Der Vorteil der Feinplanung ist, dass Du auf einen Blick die Auslastung deines Teams erkennst. Wenn es irgendwo eine weiße Lücke gibt, dann weißt du sofort Bescheid, dass Kapazitäten ungenutzt sind. Ruft dann z.B. ein Kunde an und muss einen Termin verschieben oder bittet um einen Wartungstermin, kann Dein Büroteam auf einen Blick entdecken wo es Freiraum gibt und wo nicht.
Informationen zu den Arbeitstypen
Arbeitstypen sind besondere Ereignisse die die Kapazität Deines Teams beeinflussen, obwohl sie keine Projekte sind. Für Mitarbeiter sind das z.B. Urlaub, Krankheit oder die Schulzeit deiner Auszubildenden. Für Ressourcen eher die Information, dass etwas defekt ist oder eine Wartungserinnerung.
Alles kann damit abgebildet werden. Diese Kategorien haben den weiteren Vorteil, dass sie auch parallel zu einem Projekt genutzt werden können. Das ermöglicht z.B. das Abbilden vom Notruf Dienst, denn die Kollegen arbeiten ja tagsüber auch wenn sie die Woche Dienst haben.
Um eigene Kategorien anzulegen kannst du unten rechts auf “Menü Bearbeiten” klicken. Dann kannst du über “Kategorie hinzufügen” beliebig viele Kategorien anlegen. Zum editieren oder löschen einfach auf die Kategorie klicken.
Mitarbeiter-Kategorien können nur Mitarbeitern zugewiesen werden und Ressourcen-Kategorien können nur Ressourcen zugewiesen werden. Macht ja auch Sinn 
Jetzt hast du es geschafft! Die Arbeitszeiten sind eingestellt, Dein Team ist richtig sortiert, Deine Ressourcen sind angelegt und deine Kategorien stehen bereit. Jetzt kann es also richtig loslegen. Und das beste ist, dass alle Änderungen die Du jetzt vornimmst auch von Deinem Team sichtbar sind. Das heißt sie können am Mobilgerät jederzeit in die Plantafel reinschauen und sind immer auf dem neusten Stand.
