Mehrwert des Status
Der Status bringt Struktur zu allen Firmenprojekten und ist ideal, um die alltäglichen Firmenabläufe klar und transparent abzubilden.
Natürlich ist der Status auch personalisierbar, damit Deine Firmenprozesse genau abgebildet werden können.
Jeder Mitarbeiter weiß hiermit in welchem Stadium sich ein jedes Projekt zur Zeit befindet und was zu tun ist. Befinden sich z.B. acht Projekte im Status “Rechnung schreiben”, weiß die zuständige Person im Büro direkt was zu tun ist. Wenn sich zwei Projekte im Status “Material bestellen” oder “Material bestellt” befinden, weiß ein jeder direkt ob etwas zu tun ist- oder auch nicht.
Anwendungsbeispiele für die Nutzung des Status
Jeder Arbeitsschritt der in einem Projekt stattfindet, bekommt einen Status.
Jedes Unternehmen arbeitet anders und verwendet dementsprechend auch den Status nicht gleich. Manche unserer Kunden haben dessen Status so granular gesetzt, dass sie bis ins letzte Detail wissen, in welchem Bearbeitungsstand sich ein jedes Projekt befindet. Manche halten lieber die Liste der Optionen kleiner. Am Ende zeigt die Praxis was für Dich und Dein Team am besten funktioniert.
Beispiele:
- Material bestellen vs. Material bestellt und
- Terminierung vs. Termin steht
Verwendung des Status im Zusammenhang mit Projektordnern
Auch hier gilt, dass jede Firma anders arbeitet. Aber es gibt zwei Ansätze die wir immer wieder erfolgreich von unseren Kunden umgesetzt gesehen haben:
- Ordner für Kunden und
- Ordner die Prozessbezogen sind
Wenn du unterschiedliche Kunden hast, die auch unterschiedliche Prozesse mit sich bringen, bietet es sich an für diese Ordner zu erstellen. Wie z.B. Baugenossenschaften, deren Angebots- und Rechnungsprozesse von anderen Kunden abweichen. Wenn deren Projekte in einem gesonderten Ordner sind, weiß jeder im Unternehmen Bescheid, dass diese Projekte anders behandelt werden und bei einem Anruf kann das richtige Projekt sehr schnell gefunden werden.
Der zweite Ansatz welcher gut funktioniert, ist die Trennung nach Geschäftsbereich oder Gewerk. Das ist besonders förderlich, wenn unterschiedliche Personen im Betrieb unterschiedliche Bereiche verantworten, denn so sehen sie auf einen Blick was für sie relevant ist.
Beispiele:
- Privatkunden, Öffentliche, Gewerbliche
- Bäder, Heizung, Klima
Der Status funktioniert natürlich auch unter einem Projektordner. Somit kann man verschiedene Geschäftsbereiche von einander trennen und immer noch einer klaren Struktur folgen.
Filtern nach Status
Ein weiterer Vorteil des Status ist, dass hiernach sehr einfach gefiltert werden kann. Neben den Möglichkeiten nach Mitarbeiter, Ordner und Start-/ & Enddatum zu filtern, kann auch nach Status gefiltert werden.
Das ist vor allem praktisch, wenn wenige Status für Dich relevant sind- oder Du einige Projektordner hast. Denn bei einer Status-Filterung werden ordnerübergreifend Projekte mit diesem Status angezeigt. Wenn z.B. Materialien bestellt werden sollen, ist es vielleicht nicht wichtig in welchem Ordner sich das Projekt befindet. Somit kann man mit wenigen Klicks alle betroffenen Projekte schnell einsehen.
Verwendung der Gruppierung
Die Gruppierung Deiner Projektliste nach Status kannst Du über das Sortieren-Symbol direkt de-/ aktivieren.
So legst du deine eigenen Status an
Wie die Status unter der Web-App hinterlegt werden können, erklären wir Dir hier.
Info! Mehr als 10 Status anzulegen funktioniert nur für unsere Pro und Premium Nutzer. Also ein weiterer Grund Dein Unternehmen mit Lizenzen auszurüsten und so noch besser mit Craftnote zu arbeiten.