Sofern du möchtest, dass ein externes Mitglied (z.B. ein Subunternehmen, Auftraggeber oder Partnerunternehmen) zu einem von Dir erstellten Ordner eigenständig Projekte angelegen darf, gehe wie folgt vor.
Info: Externe Mitglieder sind nicht Teil Deiner Firma
Wichtig: Bitte beachte vorab die hierdurch entstehenden Auswirkungen auf Deinen Betriebsablauf
Vorgehensweise des Einladenden:
Zu dem übergeordneten Ordner lade die betreffende Person unter dem Bereich "Mitglieder" nach klick auf den orangefarbenen Pluszeichen-Button unter dem sich hierauf öffnenden Menü "Externe" ein. Wähle aus, ob das neue externe Mitglied ausschließlich Zugriff auf den Ordner oder auch dessen Projekte haben darf und bestätige Deine Auswahl entsprechend.
Info: Nur Nutzer mit der zugewiesenen Rolle "Inhaber" oder "Projektleiter" können ein externes Mitglied zu einem Projekt oder Ordner einladen.
Vorgehensweise des Eingeladenen (externes Mitglied):
Das externe Mitglied sieht hieraufhin den Ordner bei sich unter der Projektübersicht. Je nach der vom Einladenden vorgenommener Auswahl, sind hierunter auch die Projekte aufgeführt, zu denen das externe Mitglied ebenfalls eingeladen wurde.
Das externe Mitglied kann nun unter diesem Ordner über einen Klick auf das orangefarbene Pluszeichen-Symbol und hieraufhin "Projekt anlegen", entsprechend ein neues Projekt anlegen.
Info: Nur Nutzer mit der zugewiesenen Rolle "Inhaber" oder "Projektleiter" können ein neues Projekt erstellen.
Die unterstehenden Informationen können bei Bedarf aus dem übergeordneten Ordner übernommen werden. Zu Bestätigung der Auswahl bitte auf den Button "Projekt erstellen" klicken.
In dem nun folgenden Schritt wird der Projektname angegeben, sowie Projekt-Mitglieder hinzugefügt oder je nach Bedarf entfernt. Anschließend erfolgt ein erneuter Klick auf den Button "Projekt erstellen".
Nun können die Projekt-Details, wie das Start- & Enddatum, Anschrift und weitere Informationen zum Projekt hinterlegt werden. Hinterlegte Änderungen werden mit einem Klick auf den Button "Speichern" entsprechend gespeichert.
Gut zu wissen:
- Die Arbeitszeiten von einem Projekt, welches von einem externen Mitglied erstellt wurde, können nur von dessen Firma unter der Nutzer-Rolle "Inhaber" im Arbeitszeiten-Dashboard eingesehen und ausgewertet werden.
- In dem Projekt welches das externe Mitglied erstellt hat, wirst Du als Ersteller des übergeordneten Ordners als "Externer Mitarbeiter" geführt.
- Einem externen Mitglied kann für ein Projekt oder Ordner unter dem Bereich "Mitglieder" und dessen Aufruf eine gesonderte Mitglieder-Rolle zugewiesen werden: "Projektadmin" anstelle "Mitglied". Hiermit wird dem externen Mitglied die Anpassung aller Projekt-Details gewährt.
- Sofern ein externes Mitglied zu einem Ordner oder / und Projekten eingeladen wird, hat diese Person nur Zugriff (Nachrichten-Bereich & hochgeladene Dateien) auf entsprechend diese.
- Externe Mitglieder haben keinen Zugriff auf Deinen Vorlagen-Ordner unter der Dateiablage.
- Wie die Rolle eines internen Mitarbeiters eingesehen oder gewechselt werden kann, erfährst Du hier.